Mahnung erstellen und versenden

Dieser Artikel zeigt den kompletten Ablauf vom Auffinden überfälliger Rechnungen bis zum Versand der Zahlungsaufforderung. Voraussetzung ist ein eingerichtetes Mahnwesen — siehe Artikel „Mahnwesen einrichten".

Achtung — Geldoperation: Jede Mahnung mit Gebühr erzeugt einen echten Gebührenbeleg und eine Buchung auf Ihrem Gebührenkonto. Prüfen Sie Empfänger, Rechnungen und Gebührenhöhe, bevor Sie eine Mahnung erstellen.

Fällige Rechnungen finden: die Zu-mahnen-Liste

Öffnen Sie Finanzen → Mahnwesen → Zu mahnen (/admin/finance/dunning/due). Die Liste zeigt alle offenen Rechnungen, die eine Mahnfrist erreicht haben — mit Empfänger, offenem Betrag, Verzugstagen und der als Nächstes fälligen Mahnstufe.

Die Fristen zählen dabei immer ab dem Rechnungsdatum, nicht ab der letzten Mahnung. Es erscheinen nur Stufen, die in den Einstellungen aktiviert sind, und die Stufen werden strikt nacheinander durchlaufen (nach Stufe 1 folgt Stufe 2, nie direkt Stufe 3).

Mahnung erstellen: der Assistent

Wählen Sie in der Zu-mahnen-Liste eine oder mehrere Zeilen aus und starten Sie den Mahn-Assistenten. Dort legen Sie fest:

Feld	Bedeutung
Mahnstufe	Vorbelegt mit der nächsten fälligen Stufe der Rechnung.
Gebühr	Optional; vorbelegt mit der Standardgebühr der Stufe. Stufe 1 bleibt immer gebührenfrei.
Rücklastschriftgebühr	Optional zusätzlich, wenn eine Lastschrift zu dieser Rechnung zurückgegeben wurde. Auch sie erzeugt einen eigenen Beleg.
Rechnungen	Bis zu 10 offene Rechnungen desselben Empfängers können in einer Mahnung zusammengefasst werden — sie ergeben ein gemeinsames Mahnschreiben.

Wichtig: Eine Mahnung bündelt immer nur Rechnungen eines Empfängers. Enthält Ihre Auswahl mehrere Empfänger, weist Sportcloud Sie darauf hin; eine Auswahl über 10 Rechnungen hinaus wird mit Hinweis auf die ersten 10 begrenzt.

Nach dem Erstellen entsteht die Zahlungsaufforderung: das Mahnschreiben als PDF mit einer eigenen fortlaufenden Nummer (Z-Nummer, z. B. Z-2026-0001).

Mehrere Empfänger auf einmal: der Mahnlauf

Möchten Sie viele überfällige Rechnungen gleichzeitig mahnen, wählen Sie in der Zu-mahnen-Liste Zeilen mehrerer Empfänger aus und starten den Mahnlauf. Sportcloud gruppiert die Auswahl automatisch: je Empfänger entsteht genau ein Mahnschreiben mit allen zugehörigen Rechnungen.

Der Mahnlauf läuft im Hintergrund und zeigt einen Live-Fortschritt an — Sie sehen jederzeit, wie viele Empfänger bereits verarbeitet sind und ob einzelne Vorgänge nicht angelegt werden konnten. Diese können Sie anschließend gezielt einzeln nacharbeiten.

Zahlungsaufforderung prüfen und senden

Alle Mahnschreiben finden Sie unter Finanzen → Mahnwesen → Zahlungsaufforderungen (/admin/finance/dunning/documents). Öffnen Sie ein Dokument, um es zu prüfen:

PDF herunterladen — kontrollieren Sie Empfängeradresse, Rechnungen, Gebühren und Gesamtbetrag.
Senden — Sportcloud verschickt die Zahlungsaufforderung per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Empfängers; das Mahnschreiben liegt als PDF-Anhang bei.
Nach erfolgreichem Versand wechselt der Status auf Versendet, das Versanddatum wird gespeichert.

Über Erneut senden können Sie ein bereits versendetes Schreiben ein weiteres Mal an den Empfänger schicken — etwa wenn die erste E-Mail nicht angekommen ist. Es wird dabei kein neues Mahnschreiben erzeugt.

Mahnung stornieren

War eine Mahnung ein Versehen — falscher Empfänger, Zahlung war schon unterwegs —, stornieren Sie sie in der Mahnungen-Liste oder auf der Detailseite. Der Storno räumt vollständig auf:

Die Mahnung wird als storniert markiert und zählt nicht mehr für die Stufenfolge — die Stufe kann später erneut vergeben werden.
Ein zugehöriger Gebührenbeleg wird mitstorniert und die Gebührenbuchung ausgeglichen; es bleibt keine offene Forderung aus der Gebühr zurück.
Ein noch nicht versendetes Mahnschreiben wird entsprechend angepasst. Bereits versendete Schreiben bleiben aus Nachweisgründen unverändert erhalten.

Automatische Erinnerungen

Unabhängig von manuellen Mahnungen prüft Sportcloud einmal täglich alle offenen Rechnungen. Für Mahnstufen mit aktivierter Option „Erinnerung automatisch senden" verschickt das System selbstständig gebührenfreie Zahlungserinnerungen per E-Mail — ohne förmliche Mahnung und ohne Beleg oder Buchung. So bleibt der erste Erinnerungsschritt automatisiert, während gebührenpflichtige Mahnungen bewusst von Ihnen ausgelöst werden.

Zahlungseingang: automatische Zuordnung

Überweist ein Empfänger mit Angabe der Z-Nummer aus dem Mahnschreiben, ordnet Sportcloud den Zahlungseingang automatisch den gemahnten Rechnungen und Gebühren zu. Sie müssen die Zahlung nicht manuell verbuchen; der offene Betrag und der Rechnungsstatus aktualisieren sich von selbst.

Alle Aktionen des Mahnwesens — Erstellen, Versand, Storno, automatische Zuordnung — werden protokolliert und sind unter Finanzen → Mahnwesen → Mahnungslogs (/admin/finance/dunning/logs) nachvollziehbar.

Zuletzt geprüft: 2026-08-04