Ressourcen abrechnen

Beim Buchen einer vermietbaren Ressource wählen Sie den konkreten Tarif und entscheiden zwischen Intern (kostenfrei) und Rechnung stellen. Eine kostenpflichtige Buchung erzeugt die Abrechnungsgrundlage; Rechnungslauf, PDF-Erstellung, Versand und Zahlung sind danach getrennte, nachvollziehbare Schritte.

Voraussetzung: Für die Buchung benötigen Sie resources.book, für Rechnung stellen und Verspätungsgebühren zusätzlich resources.billing. Weitere Rechnungs-, Kommunikations- und Bankdetails hängen von den jeweiligen Finanzberechtigungen ab.

Tarif und Zahler im Buchungsdialog

Bei Vermietung wählen Sie einen aktiven Tarif. Sportcloud zeigt eine serverseitige Vorschau mit Tarifname, Modus, Preis je Einheit, berechneten Einheiten und Gesamtbetrag. Bei Rechnung stellen wählen Sie anschließend genau eine Person oder Firma als Zahler.

Der gespeicherte Tarif-Snapshot ist die spätere Rechnungsgrundlage. Preisänderungen nach der Buchung verändern weder Vorschau-Nachweis noch bestehende Abrechnungspositionen.

Wie die Rechnung entsteht

Die Schritte sind bewusst getrennt:

Die Buchung erzeugt einen Ressourcenvertrag mit Vertragsabschluss für den Zahler.
Daraus entstehen Abrechnungspositionen aus dem gespeicherten Buchungsbetrag.
Ein Rechnungslauf übernimmt geeignete Positionen und erzeugt Sollstellungen.
Der zuständige Zahlungslauf-/Rechnungsprozess kann daraus eine Rechnung erzeugen.
Ein eigener Renderauftrag erstellt das Rechnungs-PDF.
Ein separater manueller oder Zahlungslauf-Versand sendet die Rechnung.
Zahlungslauf, Zahlung und Kontobuchung liefern den Zahlungsnachweis.

Die Buchungsseite startet keinen Rechnungslauf oder Zahlungslauf und versendet keine Rechnung. Sie zeigt nur bereits gespeicherte Nachweise und erlaubte Links in die zuständigen Bereiche.

PDF: Warteschlange ist noch kein Dokument

Die Zustände In Warteschlange und Wird erstellt bedeuten, dass noch kein fertiges PDF vorliegt. Erst nach erfolgreichem Rendern wird PDF vorhanden samt Download angeboten. Ein fehlgeschlagener Auftrag bleibt als Fehler sichtbar.

Sportcloud wählt das PDF-Template abhängig von Rechnung und Zahlungsart (Standard, Überweisung, Onlinezahlung, Barzahlung oder pausierte Rechnung). Auf der Abrechnungsseite können berechtigte Nutzer den tatsächlich verwendeten Template-Nachweis sehen. Beim Download wird nur eine neue, kurzlebige URL erzeugt; eine Speicheradresse oder ein Zugriffstoken wird nicht dauerhaft gespeichert oder angezeigt.

Versand ist ein eigener Schritt

Eine erstellte Rechnung oder ein fertiges PDF wurde nicht automatisch versendet. Sportcloud unterscheidet:

manuellen Rechnungsversand aus dem Rechnungsbereich,
Zahlungslauf-Versand über eine persistierte Versandwarteschlange.

Die Buchungsabrechnung zeigt Status, Zeitpunkt und — soweit berechtigt — Nachricht bzw. Kampagne. Fehlende Empfängeradresse, fehlendes PDF, Versandfehler und Dead Letter erscheinen als eigene Probleme. Der Versand wird im zuständigen Bereich ausgelöst, nicht im Ressourcen-Cockpit.

Zahlung und offener Betrag

Mit der Bank-Leseberechtigung sehen Sie Rechnungsbetrag, bezahlt und offen sowie vorhandene Zahlungs-/Kontobuchungsnachweise. Ohne diese Berechtigung bleiben Bankbeträge und -links ausgeblendet. Ein sichtbarer Zahlungslauf allein ersetzt die Bankberechtigung nicht.

Eine bereits abgerechnete Buchung stornieren

Sobald zu einer Buchung eine Abrechnung materialisiert wurde, wird sie nicht mehr einfach storniert. Stattdessen steht die Aktion Stornieren mit Rechnungskorrektur zur Verfügung, die Buchung und Abrechnung gemeinsam zurückdreht. Sie benötigen dafür resources.billing.

Sportcloud führt dabei drei Dinge gemeinsam aus:

Jede bereits erstellte Rechnung wird per Stornorechnung storniert. Die Originalrechnung bleibt unverändert erhalten — sie wird weder gelöscht noch nachträglich verändert. Das ist der GoBD-konforme Korrekturweg, derselbe, den auch der Rechnungsbereich verwendet.
Noch offene Abrechnungspositionen werden storniert, damit ein späterer Abrechnungslauf sie nicht doch noch abrechnet.
Die Buchung wird storniert und gibt den Zeitraum wieder frei.

Schlägt einer dieser Schritte fehl, wird keiner gespeichert. Eine halb korrigierte Abrechnung kann so nicht entstehen.

Stornokosten

Optional stellen Sie im selben Dialog Stornokosten in Rechnung. Sie erfassen dazu Betrag und Bezeichnung; beide sind Pflicht, sobald Sie sich für Stornokosten entscheiden. Alternativ verzichten Sie ausdrücklich darauf.

Die Stornokosten erscheinen als eigene Abrechnungsposition auf demselben Ressourcenvertrag und tragen die von Ihnen vergebene Bezeichnung. Sie werden nicht sofort fakturiert, sondern nehmen den normalen Weg über den Abrechnungslauf — Position, Sollstellung, Rechnung, PDF, Versand — wie oben unter Wie die Rechnung entsteht beschrieben. Zahler bleibt der Zahler der ursprünglichen Vermietung.

Welche Storno-Aktion wann angeboten wird, beschreibt Buchungsstatus und Aktionen.

Verspätungsgebühren

Bei verspäteter Rückgabe kann Sportcloud eine eigene, einmalige Abrechnungsposition auf demselben Ressourcenvertrag erzeugen. Maßgeblich ist der beim Buchen gespeicherte Verspätungssatz. Eine später geänderte Gebühr wird nicht rückwirkend verwendet; wiederholte Verarbeitung erzeugt keine doppelte Gebühr.

Ergebnis prüfen

Öffnen Sie in Ressourcen → Buchungen die Aktion Details und danach Abrechnung. Dort sehen Sie die vorhandene Kette von Vertrag und Position bis PDF, Versand und Zahlung. Unter Verlauf sehen Sie, wer die Buchung wann verändert hat.