Buchungsstatus und Aktionen

Jede Ressourcenbuchung in Sportcloud hat einen Status. Details ist immer erreichbar; welche Änderung — Bestätigen, Stornieren oder Rückgabe — möglich ist, entscheidet der Server anhand von Status, Berechtigungen, RowVersion und Abrechnungsstand.

Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung resources.book. Das Ressourcen-Modul muss für Ihren Verein freigeschaltet sein.

Die vier Status

In der Buchungsübersicht (Seitenleiste: Ressourcen → Buchungen) trägt jede Buchung einen dieser Status:

Status	Bedeutung
Angefragt	Die Buchung wurde angelegt, ist aber noch nicht bestätigt. Self-Service-Anfragen aus der Me-App starten in diesem Status
Bestätigt	Die Buchung ist verbindlich bestätigt und belegt die Ressource im gebuchten Zeitraum
Storniert	Die Buchung wurde storniert und belegt die Ressource nicht mehr
Abgeschlossen	Die Ressource wurde zurückgegeben; die Buchung ist endgültig erledigt

Buchungen, die ein Vereins-Admin direkt im CMS anlegt, starten in der Regel bereits als Bestätigt. Anfragen über die Selbstbedienung in der Me-App starten als Angefragt und müssen bestätigt werden.

Details und statusabhängige Aktionen

Die Aktionen erreichen Sie in der Buchungsübersicht über das Menü ⋮ am Ende jeder Zeile. Es werden jeweils nur die Aktionen angeboten, die zum aktuellen Status passen.

Aktion	Möglich bei Status	Ergebnisstatus	Wirkung
Details	Alle	unverändert	Öffnet gespeicherten Tarif, Abrechnung und Verlauf; führt keine Änderung aus
Bestätigen	Angefragt	Bestätigt	Bestätigt die Buchung nach einer Rückfrage. Sportcloud prüft dabei erneut, ob die Ressource im Zeitraum frei ist
Stornieren	Angefragt, Bestätigt — ohne bereits materialisierte Abrechnung	Storniert	Storniert die Buchung; ein Grund (optional) kann erfasst werden
Stornieren mit Rechnungskorrektur	Angefragt, Bestätigt — mit bereits materialisierter Abrechnung	Storniert	Storniert die Buchung und korrigiert die Abrechnung in einem Schritt; optional werden Stornokosten berechnet
Rückgabe	Bestätigt	Abgeschlossen	Öffnet den Dialog Rückgabe erfassen und schließt die Buchung ab

Die beiden Storno-Aktionen schließen einander aus: Sportcloud bietet immer genau die an, die zum Abrechnungsstand der Buchung passt. Für Stornieren mit Rechnungskorrektur benötigen Sie neben resources.book zusätzlich resources.billing.

Eine stornierte oder abgeschlossene Buchung ist endgültig — Details bleiben sichtbar, Änderungen werden nicht angeboten. Dadurch ist das Zeilenmenü nie funktionslos oder leer.

Konflikt bei gleichzeitiger Änderung

Wenn die Buchung seit dem Öffnen des Dialogs verändert wurde, lehnt Sportcloud den veralteten Stand ab. Der Dialog wird geschlossen und die Daten werden neu geladen. Öffnen Sie die Buchung erneut; Sportcloud wiederholt die alte Aktion nicht mit dem veralteten Stand.

Bestätigen

Beim Bestätigen prüft Sportcloud die Verfügbarkeit der Ressource im gebuchten Zeitraum erneut. Maßgeblich ist dabei nur die Belegung (andere Buchungen, Sperren, Hierarchie- und Kapazitätskonflikte). Eine zwischenzeitliche Änderung am Tarif oder an den Öffnungszeiten führt nicht dazu, dass eine bereits angelegte Buchung bei der Bestätigung abgelehnt wird.

Ist die Ressource im Zeitraum inzwischen belegt, lässt sich die Buchung nicht bestätigen — Sportcloud weist auf den Konflikt hin. Wählen Sie in diesem Fall einen anderen Zeitraum oder stornieren Sie die Buchung.

Gleichzeitige Buchungen und Bestätigungen werden serverseitig zuverlässig gegen Doppelbelegung abgesichert.

Stornieren

Eine Buchung im Status Angefragt oder Bestätigt lässt sich stornieren. Optional erfassen Sie dabei einen Grund, der an der Buchung hinterlegt wird. Nach dem Stornieren gibt die Buchung den Zeitraum wieder frei.

Der einfache Storno gilt für Buchungen ohne Abrechnung — interne Nutzung, kostenfreie Vermietung oder eine kostenpflichtige Buchung, für die noch keine Abrechnung materialisiert wurde. Hier gibt es nichts zu korrigieren, die Buchung wird einfach storniert.

Stornieren mit Rechnungskorrektur

Sobald für eine abrechenbare Buchung eine Abrechnung materialisiert wurde (es besteht ein Ressourcenvertrag zur Buchung), bietet Sportcloud statt des einfachen Stornos die Aktion Stornieren mit Rechnungskorrektur an. Damit werden Buchung und Abrechnung in einem Schritt und gemeinsam korrigiert — es bleibt keine Rechnung stehen, der die zugehörige Buchung fehlt.

Voraussetzung: resources.book und resources.billing.

Der Dialog fasst zunächst Ressource und Buchungszeitraum zusammen und weist darauf hin, was beim Bestätigen passiert:

Alle zugehörigen Rechnungen werden storniert. Sportcloud erzeugt dafür je Rechnung eine Stornorechnung über denselben Weg wie im Rechnungsbereich. Die Originalrechnung bleibt unverändert erhalten — sie wird nicht gelöscht und nicht überschrieben. Das ist die GoBD-konforme Korrektur.
Noch offene Abrechnungspositionen werden storniert, damit ein späterer Abrechnungslauf sie nicht doch noch in Rechnung stellt.
Die Buchung selbst wird storniert und gibt den Zeitraum wieder frei.

Optional erfassen Sie einen Stornierungsgrund, der an der Buchung hinterlegt wird.

Stornokosten in Rechnung stellen

Im Dialog entscheiden Sie ausdrücklich, ob Stornokosten berechnet werden:

Auswahl	Wirkung
Nein	Es werden keine Stornokosten berechnet. Der Verzicht ist eine bewusste Entscheidung, keine Voreinstellung, die übersehen werden kann
Ja	Sie erfassen Betrag und Bezeichnung. Beide Angaben sind dann Pflicht; der Betrag muss größer als 0 sein

Die Stornokosten entstehen als eigene Abrechnungsposition auf demselben Ressourcenvertrag — mit der von Ihnen vergebenen Bezeichnung, damit auf der späteren Rechnung erkennbar ist, wofür sie berechnet wurden. Sie werden nicht sofort als Rechnung erzeugt, sondern laufen über den regulären Abrechnungslauf, genau wie jede andere Abrechnungsposition auch. Der Weg von der Position über die Sollstellung bis zur Rechnung ist unter Ressourcen abrechnen beschrieben.

Alle Schritte laufen gemeinsam. Schlägt einer fehl, wird nichts davon gespeichert — es entsteht also nie ein Zwischenzustand mit stornierter Rechnung, aber weiterhin aktiver Buchung.

Wurde die Buchung zwischenzeitlich von jemand anderem verändert, lehnt Sportcloud den veralteten Stand ab, lädt die Daten neu und weist Sie darauf hin. Öffnen Sie die Buchung in diesem Fall erneut.

Rückgabe

Die Aktion Rückgabe ist nur für bestätigte Buchungen verfügbar. Sie erfassen damit die tatsächliche Rückgabe der Ressource und schließen die Buchung ab (Status Abgeschlossen).

Erfolgt die Rückgabe nach dem gebuchten Zeitraum und ist für die Buchung eine Verspätungsgebühr hinterlegt, berechnet Sportcloud die Gebühr und zeigt sie an. Die Details zu Rückgabe und Verspätungsgebühr — einschließlich der zusätzlich benötigten Abrechnungsberechtigung — finden Sie unter Rückgabe und Verspätungsgebühren.

Die Verspätungsgebühr wird aus dem zum Buchungszeitpunkt festgehaltenen Tarif berechnet. Eine spätere Tarifänderung wirkt sich nicht auf bestehende Buchungen aus.