Rechnung löschen

Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine Rechnung in Sportcloud entfernen — und warum Sportcloud dabei manchmal löscht und manchmal storniert. Er gilt für Ausgangsrechnungen, allgemeine Rechnungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften.

Es gibt nur noch einen Menüpunkt: „Löschen". Sie müssen nicht mehr selbst entscheiden, ob Löschen oder Stornieren der richtige Weg ist. Der Dialog lädt zuerst die tatsächlichen Auswirkungen aus Ihren Daten, zeigt sie Ihnen an und bietet Ihnen dann genau die Aktion an, die für diesen Beleg zulässig ist: Löschen oder Stornieren.

Achtung — Geldoperation: Beide Wege verändern Buchungen, offene Posten und Sollstellungen. Lesen Sie die Vorschau im Dialog, bevor Sie bestätigen. Eine Begründung ist in beiden Fällen Pflicht.

Löschen oder stornieren? Die Prüfregeln

Sobald ein Beleg versendet, bezahlt oder an die Bank übergeben wurde, ist er Teil Ihrer Buchführung. Er darf dann nicht mehr spurlos verschwinden — er wird storniert. Ist der Beleg dagegen nie nach außen gegangen und finanziell unberührt, wird er gelöscht. Diese Unterscheidung verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD).

Die Prüfung findet immer serverseitig statt und läuft für jeden Beleg einzeln — schon vor Ihrer Bestätigung.

Zustand der Rechnung	Was der Dialog anbietet
Nicht versendet, nicht bezahlt, keine Zuordnung, keine Mahnung, keine Bankübergabe	Löschen
Rechnung wurde bereits versendet	Stornieren
Ein Versand ist bereits eingeplant (E-Mail in der Warteschlange)	Stornieren
Rechnung ist bezahlt	Stornieren — bei bezahlten Ausgangsrechnungen über den Weg mit Erstattung
Rechnung hat Zahlungszuordnungen	Stornieren
Rechnung gehört zu einem Zahlungslauf, der bereits an die Bank ging	Stornieren
Zu der Rechnung existiert eine Mahnung	Stornieren
Eingangsrechnung oder Gutschrift ist freigegeben	Stornieren
Eine echte Zahlung ist verknüpft (Bankübergabe/SEPA, Online-Zahlung, Rücklastschrift, Gegenbuchung)	Stornieren
Rechnung ist bereits storniert, oder der Beleg ist selbst ein Stornobeleg	Weder noch — der Dialog zeigt nur den Grund an
Rechnung wurde bereits gelöscht	Hinweis, dass nichts mehr zu tun ist

Zwei Punkte, die oft für Verwirrung sorgen:

Die eigene Buchung der Rechnung ist kein Hinderungsgrund. Jede Rechnung erzeugt beim Anlegen eine eigene Buchung (Forderung gegen Erlöskonto). Diese zählt nicht als Zahlung. Nur eine echte Zahlungsspur blockiert das Löschen: eine zugeordnete Zahlung, eine Übergabe an die Bank, eine Online-Zahlung oder eine Gegenbuchung. Früher blockierte die eigene Buchung das Löschen mit dem Hinweis auf eine „Zahlungsverknüpfung" — praktisch ließ sich damit kaum eine Rechnung löschen. Das ist behoben.
Eine noch nicht übergebene Position in einem Zahlungslauf blockiert nicht. Sie wird beim Löschen oder Stornieren automatisch übersprungen. Erst wenn der Zahlungslauf bereits zur Bank gegangen ist, ist nur noch ein Storno möglich.

Kurz gesagt: Löschen entfernt einen Beleg, der buchhalterisch nie relevant geworden ist. Storno erzeugt einen sichtbaren Gegenbeleg mit eigener Nummer, der die Rechnung nachvollziehbar aufhebt.

Ablauf im CMS

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen (/admin/finance/invoices) und suchen Sie die betroffene Rechnung. Alternativ öffnen Sie die Detailseite der Rechnung.
Wählen Sie im Aktionsmenü (drei Punkte in der Zeile) beziehungsweise im Menü Mehr auf der Detailseite den Eintrag Löschen. Der Eintrag steht bei allen Rechnungsarten zur Verfügung. Auf der Detailseite entfällt er, wenn der Beleg bereits gelöscht oder selbst ein Stornobeleg ist.
Sportcloud lädt die Auswirkungen. Für einen kurzen Moment sehen Sie einen Ladebalken — in dieser Zeit wird geprüft, was mit Buchungen, Zuordnungen, offenen Posten, Sollstellungen und Zahlungen geschehen würde.
Der Dialog zeigt Ihnen das Ergebnis:
- „Diese Rechnung wurde noch nicht versendet und kann gelöscht werden." — darunter die konkreten Zahlen: wie viele Buchungen gelöscht, wie viele Zuordnungen archiviert, wie viele offene Posten geschlossen, wie viele Sollstellungen und Abrechnungspositionen freigegeben, wie viele vorbereitete Zahlungen storniert und wie viele Zahlungslauf-Positionen übersprungen werden.
- „Diese Rechnung wurde versendet/bezahlt — sie wird storniert, nicht gelöscht." — darunter die Gründe und die Zahlen für das Storno: wie viele Gegenbuchungen entstehen und wie viele offene Posten geschlossen werden.
- „Diese Rechnung kann nicht gelöscht oder storniert werden" — mit dem Grund. Dieser Fall tritt nur auf, wenn der Beleg bereits storniert ist oder selbst ein Stornobeleg ist. Der Dialog lässt sich dann nur schließen.
Geben Sie eine Begründung ein — beim Löschen im Feld Grund, beim Stornieren im Feld Stornogrund. Die Angabe ist Pflicht; ohne sie lässt sich der Dialog nicht bestätigen.
Beim Stornieren einer Ausgangsrechnung oder allgemeinen Rechnung können Sie zusätzlich Storno-Bestätigung per E-Mail senden ankreuzen. Bei Eingangsrechnungen und Gutschriften fragt Sportcloud stattdessen das Storno-Datum ab — das ist das Datum, zu dem die Gegenbuchung wirkt.
Bestätigen Sie mit Löschen beziehungsweise Stornieren. Nach Erfolg erscheint eine Bestätigungsmeldung und die Liste wird aktualisiert.

Ist eine Ausgangsrechnung bereits bezahlt, führt Sportcloud Sie beim Stornieren automatisch in den Ablauf Storno mit Erstattung weiter. Dort legen Sie die Rückzahlung gleich mit an, damit Zahlung, Gegenbeleg und Erstattung zusammengehören.

Der Vorgang läuft als eine zusammenhängende Änderung: Entweder werden alle Schritte durchgeführt oder keiner. Bricht er ab, bleibt die Rechnung unverändert bestehen. Sie benötigen die Berechtigung zur Rechnungsverwaltung.

Was passiert mit Buchungen, Zuordnungen und Sollstellungen?

Beim Löschen

Die Buchung verschwindet aus dem laufenden Geschäft. Die bei der Rechnungserstellung entstandene Buchung erscheint nicht mehr in der Buchungsliste, zählt nicht mehr in den Salden und geht nicht in den Buchhaltungsexport (DATEV). Gespeichert bleibt sie trotzdem — revisionssicher, für den Fall einer Prüfung oder einer Wiederherstellung.
Zuordnungen werden archiviert. Verknüpfungen zwischen der Buchung und Kontoumsätzen werden gelöst und mit Zeitpunkt, ausführender Person und Grund im Archiv abgelegt.
Offene Posten werden geschlossen. Die Forderung oder Verbindlichkeit aus der Rechnung wird abgebrochen und erscheint nicht mehr in der Offene-Posten-Liste.
Sollstellungen und Abrechnungspositionen werden wieder frei. Beitrags- oder Vertragspositionen, die in der Rechnung verbraucht waren, gelten wieder als offen und werden beim nächsten Rechnungslauf erneut berücksichtigt. Prüfen Sie daher nach dem Löschen, ob eine neue Rechnung entstehen soll oder ob Sie die Sollstellung vorher anpassen möchten.
Vorbereitete Zahlungen werden storniert, offene Zahlungslauf-Positionen übersprungen. Was bereits an die Bank übergeben wurde, bleibt unangetastet — solche Belege kommen ohnehin nicht in den Löschen-, sondern in den Storno-Weg.
Die Rechnungsnummer wird nie wiederverwendet. Auch nach dem Löschen bleibt sie gesperrt, damit der Nummernkreis lückenlos und eindeutig bleibt.
Der Vorgang wird protokolliert. Auf der Detailseite der Rechnung steht danach ein Hinweis mit Zeitpunkt, ausführender Person und Ihrer Begründung.

Beim Stornieren

Es entsteht ein eigener Stornobeleg mit eigener Nummer und den passenden Gegenbuchungen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt sichtbar und wird als storniert gekennzeichnet.
Offene Posten werden geschlossen und Zuordnungen archiviert — genau wie beim Löschen.
Die Storno-Kette ist in beide Richtungen sichtbar: Auf der Detailseite des Stornobelegs steht „Stornobeleg zu Rechnung …", auf der Detailseite der stornierten Rechnung steht „Diese Rechnung wurde am … storniert durch Beleg …" — samt Stornogrund. Beide Hinweise sind verlinkt, Sie kommen also von jedem der beiden Belege zum anderen.
Ihr Stornogrund steht am Beleg — auf dem Original und auf dem Stornobeleg.

Im Verlauf der Rechnung

Löschen und Stornieren erscheinen im Tab Verlauf der Rechnung. Mit dem Schnellfilter Beendet blenden Sie genau diese abschließenden Vorgänge ein — zusammen mit Kündigungen und anderen Aufhebungen. Auf der Detailseite einer gelöschten Rechnung führt die Schaltfläche Verlauf anzeigen direkt dorthin.

Mehrere Rechnungen auf einmal

In der Rechnungsliste können Sie mehrere Rechnungen markieren und über die Sammelaktion Rechnungen löschen gemeinsam bearbeiten.

Markieren Sie die gewünschten Zeilen und wählen Sie Rechnungen löschen.
Sportcloud prüft jede markierte Rechnung einzeln und zeigt den Fortschritt an („x von y Rechnungen geprüft").
Danach sehen Sie die Zusammenfassung: wie viele Rechnungen gelöscht werden können, wie viele nur storniert werden können und wie viele blockiert sind.
Geben Sie eine gemeinsame Begründung ein. Sie gilt für alle Belege des Laufs.
Sollen die stornierbaren Rechnungen mitlaufen, setzen Sie zusätzlich den Haken Stornierbare Rechnungen stornieren. Ohne diesen Haken werden nur die löschbaren Rechnungen bearbeitet, die übrigen bleiben unverändert.
Nach dem Lauf zeigt der Dialog eine Tabelle mit einer Zeile je Rechnung: Rechnungsnummer, durchgeführte Aktion (Löschen, Storno, blockiert) und Ergebnis (gelöscht, storniert, übersprungen oder fehlgeschlagen).

Schlägt eine einzelne Rechnung fehl, betrifft das nur diese Rechnung — die übrigen werden trotzdem bearbeitet.

Versehentlich gelöscht: Rechnung wiederherstellen

Ein Wiederherstellen ist im CMS nicht als Funktion verfügbar. Die Rechnung und ihre Buchung bleiben jedoch gespeichert und sind nur ausgeblendet.

So gehen Sie vor:

Nichts weiter ändern. Erzeugen Sie keine neue Rechnung mit denselben Positionen, bevor die Lage geklärt ist, damit keine Doppelabrechnung entsteht.
Support kontaktieren. Nennen Sie Ihren Verein, die Rechnungsnummer und die Uhrzeit des Löschens. Rechnung, Buchungen und Zuordnungen lassen sich anhand des Protokolls wiederherstellen.
Alternative bei einfachen Fällen: War die Rechnung ohnehin noch nicht versendet, ist es oft am einfachsten, sie neu zu erstellen. Die freigegebenen Sollstellungen stehen dafür wieder zur Verfügung. Die neue Rechnung erhält eine neue Nummer.

Häufige Fragen

Warum gibt es kein „Stornieren" mehr im Menü? Weil Sie diese Entscheidung nicht treffen müssen. Der Eintrag Löschen führt zu beidem: Der Dialog prüft den Beleg und bietet Ihnen an, was zulässig ist. Bei einer versendeten oder bezahlten Rechnung heißt die Schaltfläche im Dialog Stornieren.

Früher ließ sich fast nichts löschen — was hat sich geändert? Die Prüfung hat die eigene Buchung der Rechnung fälschlich als Zahlung gewertet. Damit war praktisch jede Rechnung blockiert, und das Löschen bewirkte nichts. Jetzt zählt nur eine echte Zahlungsspur als Hinderungsgrund, und ein Löschvorgang wirkt sichtbar: Buchung, Zuordnungen, offene Posten und Sollstellungen werden tatsächlich aufgeräumt.

Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Storno? Löschen entfernt einen Beleg, der nie nach außen gegangen ist, und nimmt seine Buchung aus dem laufenden Geschäft. Storno erzeugt einen sichtbaren Gegenbeleg mit eigener Nummer zu einer Rechnung, die bereits Teil Ihrer Korrespondenz oder Buchführung ist. Für Empfänger und Prüfer ist nur der Storno nachvollziehbar.

Kann ich eine bezahlte Rechnung löschen, wenn ich das Geld zurücküberweise? Nein. Bezahlte Rechnungen werden storniert. Bei bezahlten Ausgangsrechnungen führt Sportcloud Sie in den Ablauf Storno mit Erstattung, in dem Sie die Rückzahlung gleich mit anlegen.

Muss ich eine Begründung angeben? Ja — beim Löschen und beim Stornieren, auch bei der Sammelaktion. Ohne Begründung lässt sich der Dialog nicht bestätigen. Die Begründung steht anschließend am Beleg und im Verlauf.

Wird die Rechnungsnummer wieder frei? Nein. Rechnungsnummern werden nie wiederverwendet — weder nach einem Löschen noch nach einem Storno.

Werden die Sollstellungen beim nächsten Rechnungslauf wieder abgerechnet? Ja. Freigegebene Sollstellungen und Abrechnungspositionen gelten wieder als offen und werden beim nächsten Lauf berücksichtigt. Passen Sie die Sollstellung vorher an, wenn die Rechnung wegen eines falschen Betrags oder Zeitraums entfernt wurde.

Im Dialog steht „Die Auswirkungen konnten nicht geladen werden". Was nun? Die Vorschau konnte die Daten nicht abrufen — meist eine kurzzeitige Störung. Nutzen Sie die Schaltfläche Erneut versuchen. An der Rechnung wurde dabei nichts verändert.

Was ist mit Eingangsrechnungen und Gutschriften? Sie durchlaufen dieselbe Prüfung. Freigegebene Belege werden storniert; setzen Sie die Freigabe zurück, wenn Sie den Beleg stattdessen löschen möchten. Beim Storno fragt Sportcloud zusätzlich das Storno-Datum ab.

Zuletzt geprüft: 2026-09-11