Datenauskunft nach Art. 15 erstellen

Mit der Datenauskunft stellen Sie die in Sportcloud gespeicherten Daten einer Person als ZIP-Paket zusammen. Der Vorgang läuft bewusst im Hintergrund, weil neben Stammdaten auch Kontakte, Mitgliedschaften, finanzbezogene Verknüpfungen und der Verlauf vollständig gelesen werden.

Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung DSGVO-Datenauskunft (persons.dsgvo.export). Ohne diese Berechtigung sehen Sie weder die Start- noch die Download-Aktion.

Datenauskunft starten

1. Öffnen Sie die Person im Bereich Personen.
2. Wechseln Sie auf der Personenkarte in den Bereich Datenschutz.
3. Wählen Sie Datenauskunft erstellen.
4. Öffnen Sie den angezeigten Hintergrundvorgang, wenn Sie den Fortschritt verfolgen möchten.

Die Karte zeigt den neuesten Auftrag direkt. Über Mehr sehen Sie höchstens neun weitere der zehn zuletzt angeforderten Auskünfte dieser Person. So bleibt der aktuelle Status eindeutig, während der relevante Verlauf erreichbar bleibt. Über den verlinkten Status öffnen Sie die Workflow-Details mit Problemen und Dateien. Die Zeitangaben verwenden die Sportcloud-Zeitzone Europe/Berlin. Bei mehreren Download-Aktionen können Hilfstechnologien die Schaltflächen anhand von Listenposition, Zeitpunkt und Status unterscheiden. Wird der Status live aktualisiert, schließt Sportcloud den geöffneten Verlauf, bevor die neue Liste angezeigt wird.

Die Erstellung kann bei einem langen Verlauf mehrere Minuten dauern. Sportcloud verwendet dafür ein begrenztes Hintergrundbudget von bis zu 25 Minuten und darf einen vollständigen Verlauf-Read bei einem vorübergehenden Fehler einmal von vorn beginnen. Starten Sie währenddessen keinen zweiten Auftrag für denselben Zweck.

Status verstehen

Anzeige	Bedeutung
Wird erstellt	Der Auftrag ist angelegt, wartet auf Verarbeitung oder wird gerade verarbeitet.
Bereit	Alle erforderlichen Quellen wurden vollständig geprüft und das ZIP ist verfügbar.
Fehlgeschlagen	Mindestens eine erforderliche Quelle oder ein Verarbeitungsschritt konnte nicht sicher abgeschlossen werden. Es wird kein Teilarchiv angeboten.
Abgelaufen	Die siebentägige Aufbewahrung der Datei ist beendet.
Nicht verfügbar	Status und Datei passen nicht sicher zusammen oder die Datei konnte nicht bestätigt werden.
Unvollständiger Alt-Export	Historischer Teil-Export aus einem früheren Vertrag. Neue Exporte erhalten diesen Status nicht.

Ist die erste Übernahme bereits eindeutig als eigener Auftrag gespeichert, kann aber nicht sicher fortgeführt werden, beendet Sportcloud genau diesen Auftrag als Fehlgeschlagen und führt ihn nicht im Hintergrund fort. In den Problemen erscheint eine sichere Support-Referenz; technische Rohmeldungen oder persönliche Daten werden nicht in der Karte angezeigt. Nach der Prüfung starten Sie einen neuen Auftrag. Auch wenn die Hintergrundnachricht erneut zugestellt wird, bleibt dieser Auftrag fehlgeschlagen; Sportcloud markiert ihn nicht nachträglich als abgeschlossen und bietet keine Datei an.

Wenn Sie einen unvollständigen Alt-Export herunterladen möchten, bestätigt Sportcloud diesen Schritt ausdrücklich. Für eine aktuelle vollständige Auskunft erstellen Sie stattdessen einen neuen Auftrag. Neue Auskünfte werden nicht als unklarer oder teilweiser Erfolg ausgegeben.

Auf der Personenkarte und unter Mehr erscheinen keine gelben Hinweise für einzelne Quellen. Den verbindlichen Nachweis prüfen Sie im Hintergrundvorgang unter Probleme und in den Angaben des Archivs. Bei einer nicht vollständig prüfbaren Pflichtquelle wird für neue Auskünfte kein ZIP bereitgestellt.

Probleme und Dateien prüfen

Im Hintergrundvorgang finden Sie zwei wichtige Bereiche:

• Unter Probleme sehen Sie einen sicheren Fehlergrund und eine Support-Referenz, wenn eine erforderliche Quelle nicht gelesen oder der Vorgang nicht vollständig abgeschlossen werden konnte. Die Referenz enthält keine exportierten Personendaten.
• Unter Dateien erscheint das ZIP erst, nachdem Vollständigkeit, private Speicherung und Dateizuordnung erfolgreich geprüft wurden. Bei einem neuen fehlgeschlagenen Vorgang bleibt dieser Bereich ohne herunterladbares ZIP.

Wenn Sie den Support kontaktieren, nennen Sie nur die Support-Referenz, die Vorgangs-ID, den UTC-Zeitpunkt und die betroffene Umgebung. Senden Sie keine Screenshots, ZIP-Dateien, Dateinamen, Links oder Fehlermeldungen mit Personen- oder Kundendaten.

ZIP herunterladen

Wählen Sie bei einem Status Bereit die Download-Aktion. Sportcloud prüft Ihre Berechtigung und die Dateizuordnung erneut und öffnet anschließend eine frisch für genau diese Person, diesen Mandanten und diesen Lauf signierte HTTPS-Adresse. Diese Adresse ist fünf Minuten gültig und darf nicht weitergegeben werden. Der Download startet genau einmal ohne Popup-Freigabe und ohne die Adresse der aktuellen Seite als Referrer zu übertragen. Das private ZIP selbst wird sieben Tage aufbewahrt.

Nach sieben Tagen zeigt Sportcloud Abgelaufen und stellt keinen neuen Link für die alte Datei aus. Erstellen Sie dann eine neue Datenauskunft, wenn Sie ein aktuelles Paket benötigen.

Nach einem Fehler neu starten

Ein fehlgeschlagener oder abgebrochener Vorgang wird nicht fortgesetzt oder nachträglich in einen Erfolg umgewandelt. Prüfen Sie Probleme, lassen Sie die Ursache beheben und starten Sie danach auf der Personenkarte eine neue Datenauskunft. Der neue Auftrag besitzt eine eigene ExportRequestId; der alte Vorgang bleibt als Nachweis unverändert erhalten.

Ein abgebrochener Hintergrundlauf wird nicht in derselben Datenauskunft fortgesetzt. Der vorhandene Vorgang wird zuerst im Workflow-Verlauf geprüft. Nach der Behebung der Ursache starten Sie einen neuen Auftrag; Sportcloud übernimmt keinen fremden oder unklaren Hintergrundauftrag.

Für diese Fehlerbehebung ist keine Schema-, Daten-, SQL- oder EF-Migration erforderlich. Der Support darf den alten Auftrag daher nicht per Datenbankänderung auf Erfolg setzen.