Einladungsmail anpassen und testen
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie beim Versand einer Einladung zur Me-App ein E-Mail-Design auswählen, vorab eine Testnachricht an Ihre eigene Adresse schicken und wo neue Designs für Ihren Verein entstehen. Das Öffnen der Personendetailseite ist in Person / Mitglied bearbeiten beschrieben — dieser Artikel setzt voraus, dass Sie bereits auf der Stammdaten-Seite einer Person stehen.
Schritt 1: Einladungsdialog öffnen
Auf der Stammdaten-Seite einer Person finden Sie die Karte Einladung zur Me-App. Sie zeigt den aktuellen Einladungsstatus sowie den Zeitpunkt der zuletzt gesendeten E-Mail. Klicken Sie unten rechts auf Einladungs E-Mail versenden.
Berechtigung: Diese Aktion und die Karte selbst erscheinen nur, wenn Ihr Benutzerkonto Personen einladen darf. Ohne diese Berechtigung zeigt die Stammdaten-Seite nur den Einladungsstatus, aber keine Versandaktion.
Sportcloud lädt daraufhin den Einladungskontext der Person: die hinterlegten Kontakt-E-Mail-Adressen, die Login-Adresse (falls vorhanden, nur maskiert angezeigt) sowie die für Ihren Verein verfügbaren E-Mail-Designs.
Schritt 2: E-Mail-Design wählen
Im Dialog Einladungs E-Mail versenden finden Sie das Feld E-Mail-Design. Zur Auswahl stehen:
- Standard (Systemvorlage) — die mitgelieferte Standardgestaltung.
- Alle für Ihren Verein aktiven Design-Varianten, mit ihrem hinterlegten Namen.
Unter dem Feld verweist der Link Designs verwalten auf die Seite
Aktionen (/admin/workflow-actions, siehe Schritt 4). Ist bereits eine
passende Variante vorhanden, wählen Sie sie hier aus — die Auswahl wirkt sich
sowohl auf die Testnachricht als auch auf den echten Versand aus.
Wählen Sie außerdem die Empfänger-Adresse (eine hinterlegte Kontaktadresse oder die maskiert angezeigte Login-Adresse) und das Einladungsziel (Vereins-Homepage, Me-App oder — sofern die Person über eine Admin-Gruppenstufe verfügt — CMS-Verwaltung).
Schritt 3: Testversand an sich selbst
Bevor Sie die Einladung an die Person verschicken, können Sie das gewählte Design mit einer Testnachricht prüfen. Klicken Sie im Dialog unten links auf Test-E-Mail an mich senden. Die Testnachricht geht an die E-Mail-Adresse Ihres eigenen Benutzerkontos.
Hinweis: Die Test-E-Mail enthält keinen persönlichen Einladungslink — die tatsächliche E-Mail an den Empfänger trägt einen Einmal-Link, der erst beim echten Versand neu erzeugt wird. Ändern Sie danach das Design erneut, prüfen Sie es mit einem weiteren Testversand, bevor Sie die Einladung tatsächlich versenden.
Klicken Sie anschließend auf Senden, um die Einladung an die ausgewählte Empfänger-Adresse zu verschicken. Der Dialog schließt sich und der Status auf der Karte Einladung zur Me-App aktualisiert sich.
Schritt 4: Neue Design-Varianten unter „Aktionen" anlegen
Design-Varianten für die Einladungsmail werden auf der Seite Aktionen
(/admin/workflow-actions) gepflegt.
Nur für den Sportcloud-Support: Die Seite Aktionen und ihr Menüpunkt sind ausschließlich für Sportcloud-Service-Administratoren sichtbar und erreichbar — reguläre Vereins-Administratoren sehen im Einladungsdialog nur die bereits angelegten Designs, können dort selbst aber keine neuen anlegen. Wenden Sie sich für ein zusätzliches Design an den Sportcloud-Support.
Ein Sportcloud-Service-Administrator legt dort über Neue Aktion eine Variante für den Ablauf System-Tenant-Einladung an: Name (erscheint später im Dropdown E-Mail-Design), Beschreibung, den Schalter Aktiv sowie die Vorlage für den E-Mail-Design-Slot dieses Ablaufs. Nach dem Speichern erscheint die Variante im Dropdown E-Mail-Design aller passenden Personen Ihres Vereins.
Ergebnis
Nach dem Versand zeigt die Karte Einladung zur Me-App den aktualisierten Status und den Zeitpunkt der zuletzt gesendeten E-Mail. Das gewählte Design bleibt für den nächsten Versand an dieselbe Person nicht automatisch gespeichert — Sie wählen es bei jedem Versand erneut über das Feld E-Mail-Design im Dialog.
Zuletzt geprüft: 2026-09-01