Zahlungslauf starten

Ein Zahlungslauf bündelt Abrechnungspositionen und übergibt sie als SEPA-Lastschriften oder Überweisungen an die Bank. Der Prozess besteht aus vier Phasen: Anlegen → Verarbeiten → An Bank übergeben → Bankdialog autorisieren.

Achtung — Geldoperation: Der Schritt „An Bank übergeben" löst echte SEPA-Buchungen gegen Mitglieder aus. Prüfen Sie Positionen und Gesamtbetrag sorgfältig, bevor Sie fortfahren.

Voraussetzungen:

Aktion	Benötigte Berechtigung
Zahlungslauf anlegen und bearbeiten	`paymentruns.create`
Positionen verwalten	`paymentruns.positions.manage`
Verarbeiten (Rechnungen/Sollstellungen erstellen)	`paymentruns.process`
An die Bank übermitteln	`paymentruns.submit`
Bankzugang während einer Klärung erneut autorisieren	`paymentruns.process` und `bank.manage`

Schritt 1: Zahlungsläufe öffnen

Navigieren Sie in der Seitenleiste zum Eintrag Zahlungslauf (unter Finanzen). Die Seite Zahlungsläufe listet alle vorhandenen Läufe.

Schritt 2: Neuen Zahlungslauf anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Neuer Zahlungslauf. Es öffnet sich der Dialog Zahlungslauf erstellen.

Füllen Sie die Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Frei wählbar, z. B. „Mitgliedsbeiträge Q1 2024"
Zahlungsart	Lastschrift (SEPA-Einzug) oder Überweisung (Auszahlung). Wird je nach Quelle automatisch vorbelegt.
Quelle	Bestimmt, welche Positionen dem Lauf zugeordnet werden: Verträge, Rechnungen, Offene Posten, Veranstaltungen, Teams, Mitgliedschaften oder Bestandsmeldungen.
Beschreibung	Optional.

Hinweis: Wird der Dialog aus einer Veranstaltung oder einem Abrechnungslauf heraus geöffnet, sind Quelle und Vorauswahl bereits vorbelegt. Die Zahlungsart wird automatisch gesetzt: Verträge, Veranstaltungen, Teams, Mitgliedschaften und Bestandsmeldungen → Lastschrift; Rechnungen und Offene Posten → Überweisung.

Bei Veranstaltungen mit vielen Positionen wählen Sie zusätzlich den Auswahlmodus:

Alle Positionen — alle abrechnungsbereiten Positionen in einem Lauf.
In Batches aufteilen (empfohlen ab 500 Positionen) — erstellt automatisch mehrere Läufe à max. 500 Positionen.
Einzelne Positionen auswählen — manuelle Auswahl.

Klicken Sie auf Erstellen. Sie werden direkt zur Detailseite des neuen Zahlungslaufs weitergeleitet.

Schritt 3: Positionen prüfen und Zahlungslauf verarbeiten

Auf der Detailseite (Tab Übersicht) sehen Sie den Status Entwurf sowie die Arbeitsliste mit dem empfohlenen nächsten Schritt.

Prüfen Sie im Tab Positionen die enthaltenen Abrechnungspositionen. Bei einer Lastschrift müssen die Bankdaten vollständig und gültig sein. Eine Position, die serverseitig als Rechnung angenommen wurde, bleibt dagegen im Rechnungsweg und wird nicht allein wegen einer vorhandenen IBAN zur SEPA-Lastschrift.

Sind die Positionen korrekt, klicken Sie auf der Übersicht auf den primären Aktionsbutton Verarbeiten. Die Zahlungslauf-Detailseite startet die Verarbeitung direkt. Gibt es bereits einen kompatiblen aktiven Auftrag für diesen Zahlungslauf, verwendet der Server diesen weiter. Nach dem Start sowie nach einem Neuladen liest die Seite die aktuelle tenant-gebundene Job-Historie per GET, übernimmt den neuesten aktiven Auftrag und setzt dessen Statusabfrage fort. Die Zahlungslauf-Detailseite hat keinen eigenen Zustand Bestätigung unklar und keinen separaten Button Status erneut prüfen. Falls die Startantwort im Browser unklar bleibt, laden Sie deshalb zuerst die Detailseite neu und prüfen Sie Verarbeitungshistorie und Jobkennung, bevor Sie erneut Verarbeiten wählen.

Die vier Zustände Noch nicht gestartet, Start wird bestätigt, Bestätigung unklar und Dauerhafter Auftrag gehören ausschließlich zum Abrechnungslauf-Assistenten, der den BillingRun annimmt und an einen Zahlungslauf übergibt. Nur dort wiederholt Status ermitteln dieselbe Reservierung mit demselben Fingerprint und denselben Optionen; nur dort erscheint die Sicher-verlassen-Aussage erst nach Hydration einer passenden, nichtleeren JobId.

Während der Vorbereitung kann 0 von N stehen. Das ist nicht automatisch ein Stillstand: Phase und vergangene Zeit bleiben sichtbar. Eine Restzeit wird erst während der eigentlichen Positionsverarbeitung und nach genügend Messwerten angezeigt; in Vorbereitung, PDF-Erstellung, Abschluss oder Fehlerzuständen gibt es keine geschätzte Restzeit.

Live-Aktualisierungen sind nur ein Hinweis zum erneuten Laden des dauerhaft gespeicherten Status. Fallen sie aus, verwenden Sie Status aktualisieren oder laden die Seite neu. BillingRun, PaymentRun, Jobkennung und Workflow-Referenz finden Sie in Abrechnungslauf, Zahlungslauf, Verarbeitungshistorie und Workflow-Verlauf; nennen Sie dem Support nur diese Referenzen, keine Bankdaten.

Jeder dauerhaft angenommene Abrechnungslauf besitzt bereits vor der Hintergrundverarbeitung eine Workflow-Referenz. Die anschließende Zahlungslauf-Übergabe verwendet genau einen untergeordneten Workflow und setzt ihn bei einer Wiederholung fort. Bleibt nach einem Abbruch ein Abschlussabgleich offen, lassen Sie die automatische Wiederherstellung arbeiten und aktualisieren nur den Status; starten Sie keinen zweiten Zahlungslauf.

Warten Sie, bis der Status auf Vorbereitet wechselt.

Optional: Verarbeiten + E-Mails sendet Rechnungs-E-Mails automatisch nach der PDF-Erstellung.

Abrechnungslauf mit Rechnung und SEPA

Ein Abrechnungslauf kann mehrere Ausgabekanäle enthalten. Ein bereinigtes Beispiel: 13 Positionen / 1.950 € = Zahlungslauf/SEPA 12 / 1.800 € + Rechnung 1 / 150 €. Die größere Abrechnungssumme ist daher nicht automatisch der SEPA-Betrag. Frühere verbrauchte Positionen werden nur als Historie angezeigt und dürfen nicht nochmals zur aktuellen offenen Summe addiert werden. Falls eine historische Verknüpfung nicht eindeutig beweisbar ist, stoppt Sportcloud ohne Änderung. Setzen Sie dann den bereits vorhandenen Zahlungslauf fort oder wenden Sie sich mit den angezeigten Referenzen an den Support; starten Sie keine automatische Rekonstruktion.

Schritt 4: An die Bank übergeben — Bankübermittlung

⚠ Finanzkritischer Schritt: Ab hier werden echte SEPA-Aufträge an die Bank gestellt. Vergewissern Sie sich, dass Name, Gesamtbetrag und Positionen korrekt sind.

Nachdem der Status Vorbereitet erreicht ist, klicken Sie auf der Übersicht auf An Bank übergeben. Es öffnet sich der mehrstufige Dialog Bankübermittlung mit fünf Schritten:

Hinweis zur automatischen Reparatur: Wenn Sportcloud anzeigt, dass der interne Bankvorgang automatisch repariert werden kann, wurde noch nichts an die Bank übermittelt. Mit Ihrem einmaligen Klick auf „An Bank übergeben" prüft Sportcloud den Stand erneut, stellt die fehlenden internen Vorgänge wieder her und speichert den Bankauftrag. Danach sehen Sie immer den Status desselben Auftrags.

Zeigt Sportcloud dagegen an, dass eine Bankwirkung möglich oder unbekannt ist, starten Sie keine weitere Übergabe. Aktualisieren Sie den Status und nennen Sie dem Support die angezeigte Referenz.

1. Vorbereitung

Der Dialog zeigt eine Zusammenfassung: vorbereitete Zahlungen (valide / nicht valide) und den offenen Betrag. Falls Positionen ungültige Bankdaten haben, erscheint eine Warnung — korrigieren Sie die Bankdaten zuerst (Tab Positionen) und starten Sie die Bankübermittlung danach erneut. Klicken Sie auf Vorbereiten.

2. Validierung

Das System validiert die Zahlungen serverseitig. Bei Erfolg klicken Sie auf An Bank übergeben, um die Zahlungen an die Bank zu übermitteln.

3. Übergabe im Hintergrund und Bank-Autorisierung

Nach Ihrer Bestätigung speichert Sportcloud den Auftrag und verarbeitet die Zahlungen im Hintergrund. Sie sehen die Anzahl aller Zahlungen sowie die vom Zahlungsanbieter bestätigten, fehlgeschlagenen und noch abzugleichenden Positionen. Mit Im Hintergrund weiterlaufen können Sie den Dialog schließen; der dauerhaft gespeicherte Fortschritt bleibt auf der Detailseite sichtbar.

Sie dürfen die Seite neu laden oder Sportcloud später erneut öffnen. Verwenden Sie dann Status aktualisieren. Sportcloud verbindet sich mit demselben Auftrag und startet keine zweite Bankübergabe.

Sobald der Bankdialog bereit ist, erscheint Bankdialog öffnen:

Klicken Sie auf Bankdialog öffnen — der geschützte Bankdialog öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.
Führen Sie die Freigabe im Bankdialog Ihrer Bank durch (z. B. TAN-Eingabe oder App-Freigabe).
Kehren Sie zu Sportcloud zurück und klicken Sie auf Weiter – ich habe autorisiert.

Sobald der Bankdialog abgeschlossen ist, aktualisiert sich der Status in Sportcloud automatisch.

4. Rückkehr

Bei erfolgreicher Übermittlung erscheint „Der Zahlungslauf wurde aktualisiert." — klicken Sie auf Weiter. Ist der Status noch nicht bestätigt, klicken Sie auf Status aktualisieren; der Lauf wird im Hintergrund weiter aktualisiert.

Wenn Bankantwort wird abgeglichen angezeigt wird, hat die Bank den Auftrag möglicherweise bereits angenommen. Sportcloud sendet in diesem Zustand nichts erneut. Aktualisieren Sie nur den Status und warten Sie auf das Ergebnis.

Bei Bankübergabe mit Hinweisen abgeschlossen bleiben bestätigte Zahlungen und ein vorhandener Bankdialog nutzbar. Öffnen Sie den Bankdialog für die bestätigten Zahlungen und wählen Sie Fehler korrigieren für die übrigen Positionen.

Bei Manuelle Prüfung erforderlich starten Sie keine neue Bankübergabe. Kopieren Sie die angezeigte Support-Referenz und nennen Sie sie dem Support. Nur damit lässt sich der gespeicherte Auftrag eindeutig prüfen.

Bankauftrag mit Fehler: Ergebnis bestätigen oder Ersatz vorbereiten

Ist das Ergebnis eines Bankauftrags ungeklärt, öffnen Sie Bankauftrag klären – auf der Übersicht des Zahlungslaufs oder direkt im Bankauftrag. Die technische Fehlermeldung allein sagt nicht, ob einzelne Zahlungen ausgeführt wurden. Verwenden Sie deshalb keinen pauschalen Reset und senden Sie den ursprünglichen Auftrag nicht erneut.

Sie können das Ergebnis selbst klären, wenn Sie Zahlungsläufe verarbeiten dürfen. Dafür ist keine Support-Freigabe nötig. Technische Angaben finden Sie bei Bedarf unter Technische Details; Bankreferenz und Notiz sind optional. Bei einer ausdrücklich angezeigten vorübergehenden Betriebssperre bleibt Ihr Auftrag gespeichert und die Prüfung lesbar. Beginnen Sie keinen neuen Lauf.

Vorhandenen Bankauftrag prüfen. Wählen Sie Sicher prüfen. Sportcloud gleicht eindeutige Bankumsätze automatisch ab. Sie dürfen das Fenster während der Hintergrundprüfung schließen. Nur wenn Sportcloud fehlenden Bankzugriff meldet, wählen Sie Bankverbindung erneut autorisieren. Dafür benötigen Sie zusätzlich bank.manage. Eine erneute Anmeldung gibt keine Zahlung frei.
Bankergebnis wählen. Prüfen Sie den endgültigen Status des ursprünglichen Auftrags im Onlinebanking; wenn er nicht eindeutig ist, lassen Sie sich das Ergebnis von Ihrer Bank bestätigen. Wählen Sie für die noch ungeklärten Zahlungen:
- Nicht ausgeführt, wenn die Bank keine dieser Zahlungen ausgeführt hat. Sportcloud bereitet anschließend einen korrigierbaren Ersatz vor, sendet aber noch nichts.
- Ausgeführt, wenn die Bank diese Zahlungen ausgeführt hat. Diese Zahlungen werden nicht erneut gesendet.
- Teilweise ausgeführt, wenn Sie unterschiedliche Ergebnisse je Zahlung angeben müssen. Bereits automatisch belegte Ausführungen können Sie nicht ändern. Wählen Sie unter Geprüft über, wo Sie das endgültige Ergebnis geprüft haben (Pflichtangabe). Bankreferenz und Notiz sind optional; PIN, TAN und Zugangsdaten dürfen Sie nicht eingeben. Weiter führt zur Prüfung der Auswirkungen.
Auswirkungen prüfen. Kontrollieren Sie Anzahl, Betrag und Einteilung. Bestätigen Sie ausdrücklich, dass Sie das endgültige Bankergebnis geprüft haben. Anschließend wählen Sie Bankergebnis bestätigen oder Ersatzauftrag vorbereiten. Solange eine Zahlung ungeklärt bleibt oder sich der Stand geändert hat, ist dieser Schritt gesperrt.
Bankergebnis gespeichert. Die Einteilung wird bei den betroffenen Zahlungen berücksichtigt und mit Person, Zeitpunkt und Quelle protokolliert. Dadurch wurde nichts erneut an die Bank gesendet. Eine manuelle Ausführungsbestätigung erzeugt auch keinen Bankumsatz und markiert keine Rechnung als bezahlt; echte Umsätze müssen weiterhin zugeordnet werden.
Ersatzauftrag öffnen, falls Zahlungen endgültig nicht ausgeführt wurden. Prüfen Sie die vorbereitete Teilmenge. Über Bankdaten korrigieren können Sie IBAN/BIC einer Zahlung ändern und mit Bankdaten speichern sichern. Dies gilt nur für diesen Ersatzauftrag, nicht für den ursprünglichen Auftrag oder die Stammdaten. Eine Bankdatenkorrektur sendet nichts.
Erneut zur Bank senden ist Ihre separate Freigabe des geprüften Ersatzauftrags. Sie benötigen paymentruns.submit und bestätigen ausdrücklich dessen aktuelle Version. Prüfen Sie bei Lastschriften auch Einzugstermin und vereinbarte Vorabankündigungsfrist. Danach öffnet Vorhandenen Bankdialog öffnen genau den zugehörigen Auftrag. Schließen Sie die Freigabe bei Ihrer Bank selbst ab; Sportcloud erledigt keine TAN- oder App-Freigabe für Sie.

Ergebnis noch unklar: Schließen Sie den Dialog, lassen Sie unbekannte Ergebnisse unverändert und klären Sie den ursprünglichen Auftrag mit der Bank. Ein fehlender Umsatz, eine allgemeine Fehlermeldung oder eine erneute Anmeldung beweist keine Nichtausführung. Bis zur eindeutigen Entscheidung wird nichts erneut übermittelt.

Viele Zahlungen: Unter CSV verwenden (optional) können Sie die vollständige Vorlage herunterladen. Ändern Sie nur ungeklärte Outcome-Werte auf EXECUTED oder NOT_EXECUTED und gegebenenfalls BankReference/Note. Geschützte Angaben, automatisch belegte Ergebnisse und die vollständige Zeilenmenge bleiben unverändert. Limits: 20 MiB, 50.000 Zeilen, 128 Zeichen Bankreferenz, 500 Zeichen Notiz. Die Vorschau speichert noch nichts.

Auch mehr als 500 nicht ausgeführte Zahlungen können als Entscheidung mit Ersatzentwurf gespeichert werden. Das Limit für eine einzelne Bankübermittlung gilt getrennt. Wird der Versand deshalb gesperrt, wenden Sie sich zur kontrollierten Fortsetzung an den Support; senden Sie nicht selbst einzelne Teilmengen über andere Wege.

Verbindung unterbrochen: Verwenden Sie Gespeicherten Stand prüfen. Sportcloud liest dieselbe Klärung beziehungsweise denselben Ersatzentwurf, bevor weitere Aktionen möglich sind. Klicken Sie bei einer offenen Antwort nicht erneut auf Bestätigen oder Senden. Ist die Übermittlung bereits gespeichert, öffnen Sie nur den vorhandenen Bankdialog. Ist der Übermittlungsversuch beendet, führt Übermittlungsvorgang ansehen zum zugehörigen gespeicherten Vorgang. Dort sehen Sie das Ergebnis und die freigegebenen nächsten Schritte. Beim Öffnen wird nichts erneut gesendet.

Berechtigung fehlt: Prüfung, Vorschau und Ergebnisbestätigung brauchen paymentruns.process; Ersatz-Bankdatenkorrektur und erneute Bankübermittlung brauchen paymentruns.submit. Eine berechtigte Person kann am gespeicherten Stand übernehmen, ohne Ihre Entscheidung neu einzugeben.

Frühere Entscheidung bereits gespeichert: Geben Sie dem Support die angezeigte Recovery-ID. Ein Serviceadministrator kann prüfen, ob Ihre ursprüngliche, vollständig belegte Entscheidung unverändert übernommen werden kann. Dabei werden nur fehlende Statusverknüpfungen ergänzt und die Prüfung protokolliert. Es entsteht weder ein Ersatzauftrag noch eine Bankübermittlung oder Buchung. Ist der alte Nachweis unvollständig oder widersprüchlich, muss der Support den Fall weiter klären; setzen Sie den Auftrag nicht über einen anderen Weg zurück.

Unter Prüfung und Angaben für den Support finden Sie Bankauftrag-ID, Recovery-ID, Workflow-ID und gegebenenfalls Fehlerreferenz. Nennen Sie zusätzlich den Zahlungslauf und beim Ersatzauftrag dessen Kennung und Version. Die Hilfe legt kein Ticket an und kontaktiert Ihre Bank nicht automatisch. Übermitteln Sie keine PIN, TAN, IBAN, Zugangsdaten, Bank-URL oder rohen Bankantworten.

5. Abgeschlossen

Bei vollständiger Übermittlung erscheint „Alle verfügbaren Zahlungen wurden an die Bank übermittelt." Wurden Positionen übersprungen, korrigieren Sie diese und verarbeiten Sie sie in einem neuen Zahlungslauf. Klicken Sie auf Schließen.

Nach der Übermittlung

Nach der technischen Übergabe zeigt der Zahlungslauf das aktuelle Bankergebnis, etwa Bankfreigabe erforderlich, Bankergebnis ausstehend oder Bankauftrag mit Fehler – Ausführung ungeklärt. Ein gespeicherter Anbieterauftrag allein bestätigt keine Ausführung. Ausführung bestätigt und die Zuordnung echter Bankumsätze sind getrennte Schritte. Erst wenn auch der Abrechnungsabschluss erfüllt ist, erscheint Abrechnung abgeschlossen.

Häufige Probleme

Problem	Ursache	Lösung
Positionen haben ungültige Bankdaten	IBAN oder BIC sind nicht nutzbar	Vor der ersten Übergabe die angebotene Korrektur wählen. Nach einer fehlgeschlagenen Bankübergabe zuerst Bankauftrag klären, dann nur den bestätigten Ersatzentwurf korrigieren. Kein pauschaler Reset.
Bankdialog lässt sich nicht öffnen	Kein Autorisierungslink von der Bank	Status aktualisieren und den Support-Code notieren. Nur erneut übermitteln, wenn Sportcloud dies ausdrücklich anbietet.
Bankauftrag klären	Das Ergebnis einzelner Zahlungen ist ungeklärt	Endgültiges Bankergebnis prüfen und Nicht ausgeführt, Ausgeführt oder Teilweise ausgeführt wählen. Ein Ersatz wird erst nach Ihrer separaten Freigabe gesendet.
„Bankantwort wird abgeglichen"	Der Providerkontakt ist erfolgt oder möglich, das Ergebnis ist noch nicht eindeutig	Nur Status aktualisieren; keine zweite Bankübergabe starten
„Manuelle Prüfung erforderlich"	Der Ausgang konnte nicht sicher festgestellt werden	Nicht erneut senden; Support-Referenz kopieren und den Support kontaktieren
Seite wurde geschlossen oder neu geladen	Der Auftrag läuft dauerhaft im Hintergrund weiter	Zahlungslauf erneut öffnen; die Karte verbindet sich automatisch mit demselben Auftrag
Verarbeitung zeigt 0/N	Die dauerhafte Vorbereitung läuft, aber noch keine Position ist abgeschlossen	Phase und vergangene Zeit prüfen; Status aktualisieren. Ohne Messwerte wird bewusst keine Restzeit angezeigt.
Live-Anzeige ändert sich nicht	Die Live-Verbindung ist unterbrochen; der gespeicherte Job kann weiterlaufen	Seite neu laden oder Status aktualisieren; Job- und Workflow-Referenz bei weiterem Stillstand an Support geben
Zahlungslauf existiert bereits	Für diese Quelle/Periode besteht schon ein Lauf	Der Dialog bietet Zum bestehenden Zahlungslauf an
Sportcloud zeigt „automatische Reparatur möglich"	Der interne Bankvorgang fehlt, es wurde aber noch nichts an die Bank übermittelt	Einmal auf An Bank übergeben klicken; Sportcloud prüft erneut, stellt die fehlenden Vorgänge wieder her und speichert den Bankauftrag
Bankergebnis ausstehend	Noch kein endgültiger Ausführungsnachweis	Status aktualisieren; bei einer angezeigten Klärungsaktion das ursprüngliche Bankergebnis prüfen, nicht erneut senden

Zuletzt geprüft: 2026-09-09