Ressourcen
Belegungsplan nutzen
Der Belegungsplan zeigt Ihnen auf einen Blick, wann eine Ressource und ihre Unterressourcen belegt, gesperrt oder geschlossen sind. Er stellt Buchungen als Termine in einem Kalender dar — wahlweise als Woche oder Monat — und macht freie Zeiten sichtbar, in denen eine neue Buchung möglich ist.
Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung resources.read, um den Belegungsplan anzusehen. Um eine Sperre direkt aus dem Plan anzulegen, benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung resources.manage.
Schritt 1: Belegungsplan öffnen
Sie erreichen den Belegungsplan auf zwei Wegen:
- Über die Seitenleiste: Ressourcen → Belegungsplan. Wählen Sie anschließend oben im Filter die gewünschte Ressource.
- Über die Detailseite einer Ressource: Bereich Belegung in der Seitenleiste der Detailseite.
Solange keine Ressource gewählt ist, erscheint der Hinweis Bitte wählen Sie eine Ressource, um den Belegungsplan anzuzeigen. Sobald Sie eine Ressource ausgewählt haben, lädt der Plan die Buchungen für den sichtbaren Zeitraum.
Der Belegungsplan zeigt die gewählte Ressource samt allen Unterressourcen der Hierarchie. So sehen Sie auch Buchungen, die auf einer übergeordneten oder untergeordneten Ebene liegen.
Schritt 2: Zwischen Wochen- und Monatsansicht wechseln
Über den Umschalter oben in der Werkzeugleiste wählen Sie die Darstellung:
| Ansicht | Darstellung |
|---|---|
| Woche | Zeitstrahl über eine Kalenderwoche (Montag bis Sonntag) |
| Monat | Zeitstrahl über einen Kalendermonat |
Mit den Navigationspfeilen der Kalenderkopfzeile blättern Sie vor und zurück. Über die Schaltfläche Aktualisieren laden Sie die Daten neu; die Angabe Zuletzt: … zeigt den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung.
Alle Zeiten im Belegungsplan werden in der Zeitzone Europe/Berlin dargestellt.
Schritt 3: Ressourcenzeilen und Hierarchie lesen
Jede Ressource erscheint als eigene Zeile (Lane) im Zeitstrahl. Untergeordnete Ressourcen sind gegenüber ihrer übergeordneten Ressource eingerückt dargestellt, sodass die Hierarchie auf einen Blick erkennbar ist.
So bilden die Zeilen die Baumstruktur ab: Eine Buchung auf einer übergeordneten Ressource belegt auch die zugehörigen untergeordneten Ressourcen — und umgekehrt. Mehr dazu unter Ressourcen-Hierarchie verstehen.
Schritt 4: Buchungen nach Status erkennen
Buchungen erscheinen als farbige Termine in der jeweiligen Ressourcenzeile. Die Farbe richtet sich nach Status und Typ der Buchung. Die Legende oberhalb des Kalenders erläutert die Farben:
| Eintrag in der Legende | Bedeutung |
|---|---|
| Angefragt | Buchung ist angefragt, aber noch nicht bestätigt |
| Bestätigt (Event) | Bestätigte Buchung, die zu einer Veranstaltung gehört |
| Bestätigt (Vermietung) | Bestätigte Buchung im Rahmen einer Vermietung |
| Bestätigt (Intern) | Bestätigte interne Buchung |
| Abgeschlossen | Buchung wurde zurückgegeben und abgeschlossen |
| Storniert | Buchung wurde storniert |
Jeder Termin zeigt den Typ und den Status der Buchung. Die Bedeutung der einzelnen Status sowie die möglichen Aktionen finden Sie unter Buchungsstatus und Aktionen.
Schritt 5: Gesperrte und geschlossene Zeiten erkennen
Neben den Buchungen markiert der Belegungsplan auch Zeiten, in denen keine Buchung möglich ist:
| Darstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Schraffierte Zelle | Die Ressource ist in diesem Zeitraum durch eine Sperre blockiert (z. B. Wartung, Feiertag) |
| Ausgegraute Zelle | Die Ressource ist außerhalb ihrer Öffnungszeiten geschlossen |
Eine Sperre, die auf einer übergeordneten Ressource liegt, schraffiert auch die Zeilen der zugehörigen untergeordneten Ressourcen — genauso, wie es die Buchungsprüfung handhabt. Geschlossene Zeiten werden nur dann ausgegraut, wenn für die Ressource Öffnungszeiten hinterlegt sind; ohne Öffnungszeiten gilt die Ressource als durchgehend geöffnet.
Sperren verwalten Sie unter Sperren verwalten, Öffnungszeiten unter Öffnungszeiten verwalten.
Schritt 6: Eine Buchung auswählen
Klicken Sie auf einen Buchungstermin, um die zugehörige Buchung auszuwählen. Es öffnet sich der Dialog Buchungsdetails mit Ressource, Status, Von/Bis, Typ und Menge.
Je nach Status der Buchung stehen im Dialog passende Aktionen zur Verfügung (z. B. Stornieren oder Rückgabe). Welche Aktion wann möglich ist, beschreibt Buchungsstatus und Aktionen.
Schritt 7: Eine Sperre per Klick anlegen
Klicken Sie auf eine freie Zelle im Zeitstrahl, um für diese Ressource und diesen Zeitraum eine Sperre anzulegen. Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen einer Sperre mit dem angeklickten Zeitraum bereits vorbelegt.
Voraussetzung: Das Anlegen einer Sperre erfordert die Berechtigung resources.manage.
Nach dem Speichern wird die Sperre sofort im Belegungsplan als schraffierte Zelle sichtbar. Die Details zu den Sperrtypen und internen/externen Notizen finden Sie unter Sperren verwalten.
Wie der Belegungsplan zur Buchungsprüfung passt
Der Belegungsplan verwendet dieselben Verfügbarkeitsregeln wie die Prüfung beim Anlegen einer Buchung: Eine Zelle, die hier als belegt, gesperrt oder geschlossen erscheint, wird von der Buchungsprüfung ebenfalls abgelehnt — und umgekehrt. So zeigt der Plan ein verlässliches Bild der tatsächlichen Buchbarkeit.
Stornierte Buchungen belegen keine Zeit und blockieren keine neuen Buchungen.
Wie die Verfügbarkeit im Detail ermittelt wird und welche Gründe zu einem Konflikt führen, lesen Sie unter Verfügbarkeit und Konflikte verstehen.
Zuletzt geprüft: 2026-06-25