Ressourcen

Ressource buchen

In Sportcloud legen Sie als Vereins-Admin eine Buchung für eine Ressource (z. B. Raum, Gerät oder Fahrzeug) direkt im CMS an. Im Dialog Neue Buchung wählen Sie Ressource, Zeitraum, Menge und Buchungstyp. Sportcloud prüft dabei laufend die Verfügbarkeit und zeigt — bei vermietbaren Ressourcen mit Preis — eine Preisvorschau sowie die Möglichkeit, die Buchung abzurechnen. Bestehende Buchungen können Sie anschließend bestätigen, stornieren oder deren Rückgabe erfassen.

Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung resources.book. Das Ressourcen-Modul muss für Ihren Verein freigeschaltet sein. Buchbar sind nur Ressourcen, deren Nutzungsart Intern buchbar oder Vermietbar ist.

Schritt 1: Buchungsübersicht öffnen und „Neue Buchung" klicken

Navigieren Sie in der Seitenleiste zum Eintrag Ressourcen → Buchungen. Die Seite listet alle Buchungen Ihres Vereins.

Klicken Sie oben rechts auf den Button Neue Buchung.

Es öffnet sich der Dialog Neue Buchung.

Schritt 2: Ressource und Zeitraum wählen

Im Dialog Neue Buchung erfassen Sie zuerst die zu buchende Ressource und den gewünschten Zeitraum.

Feld	Pflicht?	Hinweis
Ressource	Ja	Auswahl der zu buchenden Ressource. Es werden nur buchbare Ressourcen angeboten
Von	Ja	Startdatum der Buchung
Uhrzeit Von	Ja	Startuhrzeit der Buchung
Bis	Ja	Enddatum der Buchung
Uhrzeit Bis	Ja	Enduhrzeit der Buchung

Sobald Ressource und Zeitraum vollständig sind, prüft Sportcloud automatisch die Verfügbarkeit (siehe Schritt 4).

Schritt 3: Menge und Buchungstyp festlegen

Feld	Pflicht?	Hinweis
Menge	Ja	Anzahl der zu buchenden Einheiten (mindestens 1)
Buchungstyp	Ja	Intern für die vereinsinterne Nutzung oder Vermietung für eine Vermietung an Dritte

Der Buchungstyp Vermietung steht nur bei vermietbaren Ressourcen sinnvoll zur Verfügung. Nur bei Vermietung und hinterlegtem Preis erscheint der Bereich Abrechnung (siehe Schritt 5).

Schritt 4: Verfügbarkeit prüfen

Während Sie Ressource, Zeitraum und Menge eingeben, prüft Sportcloud laufend, ob die Ressource im gewählten Zeitraum frei ist.

Verfügbar: Ein grüner Hinweis (z. B. Verfügbar (3 frei)) zeigt die freie Kapazität an. Gibt es bereits Buchungen im Zeitraum, aber genügend freie Kapazität, weist ein Zusatzhinweis darauf hin.
Nicht verfügbar: Ein gelber Hinweis (z. B. Nicht verfügbar — 2 Konflikt(e)) listet die kollidierenden Buchungen mit Zeitraum und Menge auf. In diesem Fall lässt sich die Buchung nicht speichern — wählen Sie einen anderen Zeitraum oder eine andere Menge.

Bei vermietbaren Ressourcen mit Preis erscheint zusätzlich eine Preisvorschau Geschätzter Betrag, die sich automatisch an Zeitraum und Menge anpasst.

Schritt 5: Abrechnung festlegen (nur bei Vermietung mit Preis)

Haben Sie als Buchungstyp Vermietung gewählt und ist für die Ressource ein Preis hinterlegt, erscheint der Bereich Abrechnung.

Wählen Sie, wie die Vermietung abgerechnet werden soll:

Option	Bedeutung
Intern (kostenfrei)	Die Buchung wird nicht abgerechnet (Voreinstellung)
Rechnung stellen	Für die Buchung wird eine Abrechnung erstellt

Bei Rechnung stellen legen Sie zusätzlich den Zahler fest:

Wählen Sie Person und anschließend unter Zahler (Person) die abzurechnende Person, oder
Wählen Sie Firma und anschließend unter Zahler (Firma) die abzurechnende Firma.

Wählen Sie Rechnung stellen, ist die Angabe eines Zahlers (Person oder Firma) erforderlich. Andernfalls weist Sportcloud beim Speichern auf die fehlende Auswahl hin.

Schritt 6: Notizen erfassen und Buchung erstellen

Hinterlegen Sie bei Bedarf im Feld Notizen eine interne Bemerkung zur Buchung.

Klicken Sie auf Buchung erstellen.

Der Button ist nicht auswählbar, solange die Ressource im gewählten Zeitraum nicht verfügbar ist. Passen Sie in diesem Fall Zeitraum oder Menge an.

Nach dem Anlegen erscheint die Meldung Buchung erstellt, der Dialog schließt sich und die neue Buchung erscheint in der Buchungsübersicht. Ist ein zugehöriger Ablauf hinterlegt, enthält die Meldung zusätzlich den Link Workflow ansehen.

Bestehende Buchungen verwalten

In der Buchungsübersicht (Ressourcen → Buchungen) sehen Sie zu jeder Buchung den Status (Angefragt, Bestätigt, Storniert oder Abgeschlossen). Über das Menü ⋮ am Ende jeder Zeile stehen — abhängig vom Status — die Aktionen Bestätigen, Stornieren und Rückgabe zur Verfügung.

Beim Bestätigen und Stornieren bestätigen Sie die Aktion in einem Rückfragedialog. Sportcloud meldet anschließend Buchung bestätigt bzw. Buchung storniert.

Welcher Status welche Aktion erlaubt und wann eine Stornierung wegen bereits erstellter Abrechnung gesperrt ist, beschreibt Buchungsstatus und Aktionen.

Rückgabe erfassen

Für eine bestätigte Buchung erfassen Sie über die Aktion Rückgabe die Rückgabe der Ressource.

Feld	Hinweis
Rückgabedatum	Datum der tatsächlichen Rückgabe
Uhrzeit Rückgabe	Uhrzeit der tatsächlichen Rückgabe

Erfolgt die Rückgabe nach dem gebuchten Zeitraum und ist eine Verspätungsgebühr hinterlegt, zeigt der Dialog den Hinweis Verspätungsgebühr mit dem berechneten Betrag an.

Klicken Sie auf Rückgabe bestätigen. Nach dem Erfassen erscheint die Meldung Rückgabe erfasst und die Buchung wird als Abgeschlossen geführt.

Ergebnis prüfen

Die neue oder geänderte Buchung erscheint in der Buchungsübersicht (Seitenleiste: Ressourcen → Buchungen) mit dem jeweils aktuellen Status. Buchungen einer einzelnen Ressource finden Sie zusätzlich auf deren Detailseite im Bereich Buchungen; den zeitlichen Überblick über alle Buchungen liefert der Belegungsplan (Seitenleiste: Ressourcen → Belegungsplan).