Ressourcen

Veranstaltungsort & Treffpunkt zuweisen

Im Event-Modul können Sie einer Veranstaltung einen Veranstaltungsort und einen Treffpunkt zuordnen. Beides verweist auf Ressourcen Ihres Vereins (z. B. Halle, Raum oder Adresse). Ist der gewählte Veranstaltungsort eine buchbare Ressource, kann Sportcloud die passenden Termine zusätzlich automatisch buchen und die Buchung auf Wunsch als kostenpflichtige Vermietung abrechnen.

Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung resources.book. Wenn Sie eine automatische Buchung mit Rechnung stellen, benötigen Sie zusätzlich resources.billing. Das Ressourcen-Modul muss für Ihren Verein freigeschaltet sein.

Veranstaltungsort und Treffpunkt — der Unterschied

Beide Angaben sind voneinander unabhängig und können beliebig kombiniert werden:

Angabe	Bedeutung
Veranstaltungsort	Der Ort, an dem die Veranstaltung tatsächlich stattfindet. Nur der Veranstaltungsort kann automatisch gebucht werden.
Treffpunkt	Ein abweichender Sammel- oder Treffpunkt (z. B. Parkplatz, Eingang). Wird ausschließlich als Adresse angezeigt und nie gebucht oder abgerechnet.

Als Veranstaltungsort oder Treffpunkt lässt sich jede Ressource wählen — auch eine reine Standort-Ressource ohne Buchbarkeit. In diesem Fall dient die Ressource nur als Adressangabe.

Schritt 1: Bereich „Ort & Treffpunkt" öffnen

Öffnen Sie die Detailseite der Veranstaltung. Im Bereich Ort & Treffpunkt sehen Sie den aktuell zugewiesenen Veranstaltungsort und Treffpunkt. Ist noch nichts hinterlegt, steht dort Nicht festgelegt.

Klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Ort & Treffpunkt.

Schritt 2: Veranstaltungsort und Treffpunkt auswählen

Im Dialog wählen Sie nacheinander den Veranstaltungsort und den Treffpunkt aus der Ressourcenliste. Die Auswahl zeigt die Ressourcen Ihres Vereins entsprechend ihrer Hierarchie eingerückt an.

Feld	Hinweis
Veranstaltungsort	Ressource, an der die Veranstaltung stattfindet. Über Keine Auswahl entfernen Sie eine bestehende Zuweisung.
Treffpunkt	Abweichender Treffpunkt (optional). Über Keine Auswahl entfernen Sie eine bestehende Zuweisung.

Mehr zum Aufbau Ihrer Ressourcen finden Sie unter Ressourcen-Hierarchie verstehen.

Schritt 3: Verfügbarkeit prüfen und automatisch buchen

Sobald Sie als Veranstaltungsort eine buchbare Ressource wählen, erscheint der Bereich Verfügbarkeit. Sportcloud prüft je Termin der Veranstaltung, ob der Ort im jeweiligen Zeitfenster frei ist.

Je Termin sehen Sie eine Statusangabe:

Status	Bedeutung
Verfügbar	Der Ort ist im Zeitfenster dieses Termins frei.
Konflikt	Der Ort ist im Zeitfenster bereits belegt oder nicht buchbar.
Kein Zeitfenster	Der Termin hat keine konkrete Uhrzeit; er kann nicht automatisch gebucht werden.

Aktivieren Sie die Option Ressource automatisch buchen, damit Sportcloud beim Speichern für jeden passenden Termin eine Buchung anlegt. Termine ohne Zeitfenster oder mit einem Konflikt werden dabei übersprungen — die übrigen Termine werden gebucht.

Die Verfügbarkeit berücksichtigt die gesamte Hierarchie sowie Öffnungszeiten und Sperren. Welche Gründe zu einem Konflikt führen, erklärt Verfügbarkeit & Konflikte verstehen. Gleichzeitige Buchungen werden serverseitig zuverlässig verhindert.

Schritt 4: Abrechnung festlegen (optional)

Ist der gewählte Veranstaltungsort buchbar und kostenpflichtig und haben Sie Ressource automatisch buchen aktiviert, erscheint zusätzlich der Bereich Abrechnung.

Wählen Sie eine Abrechnungsart:

Option	Bedeutung
Intern (kostenfrei)	Die automatischen Buchungen werden ohne Abrechnung angelegt (Voreinstellung).
Rechnung stellen	Die automatischen Buchungen werden als kostenpflichtige Vermietung gegen einen Zahler abgerechnet.

Wählen Sie bei Rechnung stellen den Zahler:

Zahler	Feld
Person	Auswahl im Feld Zahler (Person)
Firma	Auswahl im Feld Zahler (Firma)

Eine Rechnung benötigt genau einen Zahler — entweder eine Person oder eine Firma. Ohne Zahler lässt sich die Buchung nicht speichern. Wie aus der Buchung eine Rechnung entsteht, beschreibt Ressourcen-Abrechnung.

Schritt 5: Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Sportcloud weist Veranstaltungsort und Treffpunkt zu und legt — sofern aktiviert — die automatischen Buchungen an. Mit Abbrechen schließen Sie den Dialog ohne Änderungen.

Nach dem Speichern zeigt der Bereich Ort & Treffpunkt die aktualisierten Angaben.

Was bei einer Ortsänderung mit bestehenden Buchungen passiert

Automatische Buchungen werden als Buchungstyp Veranstaltung angelegt. Ändern Sie später den Veranstaltungsort oder entfernen ihn, werden vorhandene aktive Veranstaltungs-Buchungen, die nicht mehr zum neuen Ort passen, automatisch storniert (mit dem Vermerk „Veranstaltungsort geändert").

Eine Ausnahme gilt für bereits abgerechnete Buchungen: Wurde eine automatische Buchung bereits in eine Vermietung mit Vertrag überführt, kann sie nicht durch eine Ortsänderung storniert werden. Stornieren Sie in diesem Fall zuerst die Abrechnung. Mehr dazu unter Buchungsstatus & Aktionen.

Termin abweichend zuweisen

Neben der Zuweisung auf Ebene der gesamten Veranstaltung können Sie einen Veranstaltungsort oder Treffpunkt auch für einen einzelnen Termin abweichend festlegen. Ein Termin ohne eigene Zuweisung übernimmt automatisch den Ort der Veranstaltung.