Mahnwesen einrichten

Mit dem Mahnwesen erinnern Sie Mitglieder und Geschäftspartner strukturiert an offene Rechnungen. Sportcloud arbeitet mit drei Mahnstufen: Jede offene Rechnung durchläuft die Stufen nacheinander (1 → 2 → 3), eine Stufe kann nicht übersprungen werden. Stufe 1 ist immer gebührenfrei — erst ab Stufe 2 können Sie Mahngebühren erheben.

Drei Begriffe sind wichtig:

Begriff	Bedeutung
Mahnung	Der interne Vorgang für genau eine Rechnung in genau einer Mahnstufe — inklusive einer eventuellen Gebühr.
Zahlungsaufforderung	Das eigentliche Mahnschreiben (PDF mit eigener Nummer), das eine oder mehrere Mahnungen desselben Empfängers bündelt und versendet wird.
Zahlungserinnerung	Ein freundliches, immer gebührenfreies Erinnerungsschreiben ohne förmliche Mahnung — z. B. aus der automatischen Erinnerungsfunktion.

Achtung — Geldoperation: Mahngebühren sind keine reine Anzeige. Sobald Sie eine Mahnung mit Gebühr erstellen, erzeugt Sportcloud einen echten Gebührenbeleg (eine eigene Rechnung) und eine Buchung auf dem hinterlegten Gebührenkonto. Prüfen Sie Ihre Gebühren- und Kontoeinstellungen sorgfältig, bevor Sie mit dem Mahnen beginnen.

Voraussetzungen:

Das Mahnwesen ist ein Zusatzmodul und muss von Sportcloud für Ihren Verein freigeschaltet werden. Solange es nicht aktiv ist, erscheinen die Mahnwesen-Einträge nicht im Menü. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Sportcloud-Support.
Für die Einrichtung und das Erstellen von Mahnungen benötigen Sie die Berechtigung zur Finanzverwaltung (bank.manage); zum Ansehen der Listen genügt die Leseberechtigung Finanzen (bank.read).

Schritt 1: Einstellungen öffnen

Öffnen Sie die Mahnungseinstellungen unter Finanzen → Mahnwesen → Einstellungen (/admin/finance/dunning/settings).

Beim ersten Aufruf erkennt Sportcloud, dass das Mahnwesen noch nicht konfiguriert ist, und startet den Einrichtungsdialog. Er fragt zwei Dinge ab:

Ertragskonto für Mahngebühren: Wählen Sie ein Ertragskonto aus dem ideellen Bereich Ihres Vereins. Auf dieses Konto werden alle Mahngebühren gebucht.
Mahnstufen-Vorlage: Sportcloud legt automatisch drei Stufen an — Stufe 1 nach 14 Tagen, Stufe 2 nach 28 Tagen, Stufe 3 nach 42 Tagen. Alle Fristen zählen ab dem Rechnungsdatum der offenen Rechnung, nicht ab der vorherigen Mahnung.

Nach dem Speichern ist das Mahnwesen einsatzbereit; alle Werte können Sie anschließend jederzeit anpassen.

Schritt 2: Mahnstufen anpassen

Im Bereich Mahnstufen konfigurieren Sie jede der drei Stufen einzeln:

Einstellung	Bedeutung
Gebühr (€)	Die Mahngebühr, die bei dieser Stufe standardmäßig erhoben wird. Stufe 1 bleibt immer gebührenfrei — eine Gebühr größer als 0 € ist dort nicht möglich.
Auto-Eskalation nach (Tage)	Ab wie vielen Tagen nach dem Rechnungsdatum eine offene Rechnung für diese Stufe fällig wird. Der Wert 0 deaktiviert die Stufe — sie wird dann weder in der Zu-mahnen-Liste vorgeschlagen noch automatisch erreicht.
Erinnerung automatisch senden	Wenn aktiviert, verschickt Sportcloud für diese Stufe automatisch eine gebührenfreie Zahlungserinnerung per E-Mail, sobald eine Rechnung die Frist erreicht. Es entstehen dabei keine Gebühren und keine förmlichen Mahnungen.

Tipp: Lassen Sie die Fristen gestaffelt (z. B. 14/28/42 Tage). Da alle Fristen ab dem Rechnungsdatum zählen, würden identische Werte dazu führen, dass eine Rechnung sofort für mehrere Stufen gleichzeitig fällig erscheint.

Schritt 3: Vorlagen je Mahnstufe pflegen

Jede Mahnstufe kann eigene Text-Vorlagen verwenden — etwa einen freundlichen Ton in Stufe 1 und eine deutlichere Formulierung in Stufe 3.

Die Vorlagen werden je Mahnstufe über den Varianten-Editor gepflegt: Klicken Sie in der jeweiligen Stufe auf Varianten-Editor öffnen und passen Sie dort die E-Mail- und PDF-Vorlage der Stufe an. Ohne eigene Vorlage verwendet Sportcloud eine sinnvolle Standardvorlage.

Wie geht es weiter?

Sobald Einstellungen, Stufen und Vorlagen stehen, finden Sie fällige Rechnungen in der Zu-mahnen-Liste und erstellen dort Ihre ersten Mahnungen — siehe Artikel „Mahnung erstellen und versenden".

Zuletzt geprüft: 2026-08-04