Veranstaltung bearbeiten
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine bereits angelegte Veranstaltung öffnen und ihre Angaben anpassen: Stammdaten, Termine und Beschreibung. Das erstmalige Anlegen einer Veranstaltung ist in Veranstaltung anlegen beschrieben.
Voraussetzung: Sie benötigen die Berechtigung events.manage.
Schritt 1: Veranstaltung öffnen
Navigieren Sie in der Seitenleiste zum Eintrag Veranstaltungen. Die Seite listet alle Veranstaltungen Ihres Vereins.
Hinweis: Die Liste ist standardmäßig auf die letzten drei Monate gefiltert. Über den Datumsbereich sowie die Felder Beginn und Ende oberhalb der Tabelle passen Sie den Zeitraum an, wenn Sie eine ältere oder zukünftige Veranstaltung suchen.
Abgesagte Veranstaltungen sind standardmäßig ausgeblendet. Aktivieren Sie oberhalb der Tabelle das Kontrollkästchen Abgesagte anzeigen, um sie in die Liste aufzunehmen — sie tragen dann neben dem Namen einen roten Chip Abgesagt.
Klicken Sie auf die gewünschte Veranstaltung. Sportcloud öffnet die Detailansicht und zeigt zunächst den Reiter Stammdaten.
Schritt 2: Detailansicht und Reiter
In der Detailansicht erscheint links eine sekundäre Seitenleiste mit den Bereichen der Veranstaltung. Sichtbar sind unter anderem:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Art der Veranstaltung, Kapazitäten und weitere Grundeinstellungen |
| Filter | Filterzuordnungen der Veranstaltung |
| Sparten & Disziplinen | Zugeordnete Sparten und Disziplinen |
| Beschreibung | Ausführliche Beschreibung der Veranstaltung |
| Medien | Bilder und Mediendateien |
| Dokumente | Hochgeladene Dateien |
| Fragen / Antworten | Anmeldefragen und deren Antworten |
| Termine | Die einzelnen Veranstaltungstermine |
| Teilnehmer | Angemeldete Teilnehmer |
| Warteliste | Teilnehmer auf der Warteliste |
| Teilnehmerhistorie | Verlauf der Teilnahmen |
Hinweis: Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erscheinen zusätzlich die Reiter Vertrag, Abrechnung, Rechnungen, Offene Positionen und Zahlungsläufe. Über Zurück oben in der Seitenleiste kehren Sie zur Übersicht zurück.
Schritt 3: Stammdaten bearbeiten
Auf dem Reiter Stammdaten passen Sie die Grunddaten der Veranstaltung an.
Wichtig: Auf diesem Reiter gibt es keinen separaten Speichern-Button. Jede Änderung wird automatisch gespeichert, sobald Sie ein Feld verlassen bzw. eine Auswahl bestätigen.
Bearbeitbare Felder:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Veranstaltung. Klicken Sie auf den Wert, um ihn zu bearbeiten. |
| Art der Veranstaltung | Veranstaltungstyp (z. B. Kurs, Turnier, Sitzung) |
| Teilnehmer | Maximale Teilnehmerzahl |
| Warteliste | Maximale Länge der Warteliste |
| Seminar ID | Interne Referenznummer |
| Teilnehmer zulassen | Ja/Nein |
| Adresse erforderlich | Ob bei der Anmeldung eine Adresse anzugeben ist |
| Iban erforderlich | Ob bei der Anmeldung eine IBAN anzugeben ist |
| Verein erforderlich | Vorgabe zur Vereinszugehörigkeit |
| Publikationskriterien | Sichtbarkeit der Veranstaltung |
| Anfrage erforderlich | Ob eine Anfrage erforderlich ist |
| Detailkalenderseite | Verknüpfte Detailseite im Kalender |
Das Feld Kostenpflichtig (bei kostenpflichtigen Veranstaltungen zusätzlich Preis pro Termin) wird angezeigt, ist aber nicht änderbar.
Öffentliche Sichtbarkeit prüfen
Eine aktive Veranstaltung erscheint auf öffentlichen Veranstaltungslisten und Kalenderseiten nur innerhalb ihres Veröffentlichungszeitraums. Die Werte Publikationsbeginn und Publikationsende finden Sie auf der Karte Filter; über Bearbeiten passen Sie diese Werte an und speichern sie gemeinsam.
Zeigt Sportcloud oben den Hinweis Termine und Veröffentlichung prüfen, lesen Sie die einzelnen Punkte im Hinweis. Prüfen Sie danach je nach Meldung:
- auf der Karte Filter den Veröffentlichungszeitraum,
- auf dem Reiter Termine, ob Termine vorhanden sind und deren Zeiträume stimmen,
- auf Stammdaten, ob Beginn und Ende der Veranstaltung alle Termine abdecken.
Der Hinweis ändert keine Daten automatisch. Ein kürzerer Veröffentlichungszeitraum kann beabsichtigt sein; außerhalb dieses Zeitraums bleibt die Veranstaltung öffentlich ausgeblendet.
Anmeldeschluss und Widerrufsfrist
Über die Schalter Anmeldeschluss entspricht dem Startzeitpunkt und Zeitpunkt der Rückzugsfrist entspricht dem Startzeitpunkt legen Sie fest, ob diese Fristen automatisch dem Veranstaltungsbeginn entsprechen. Deaktivieren Sie einen Schalter, erscheint ein zusätzliches Datumsfeld (Anmeldeschluss bzw. Widerrufsfrist), in dem Sie einen eigenen Termin wählen können.
Veranstaltung absagen
Am Ende des Reiters finden Sie den Button Veranstaltung absagen. Eine bereits abgesagte Veranstaltung können Sie über Veranstaltung reaktivieren wieder aktiv schalten.
Schritt 4: Termine bearbeiten
Wechseln Sie auf den Reiter Termine. Hier sehen Sie alle Termine der Veranstaltung.
- Neuen Termin hinzufügen: Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Termin hinzufügen, in dem Sie Beginn und Ende festlegen. Bestätigen Sie mit Hinzufügen.
- Termin ändern: Wählen Sie einen Termin aus und öffnen Sie über das Aktionsmenü Bearbeiten/Abbrechen. Passen Sie Beginn und Ende an und bestätigen Sie mit Aktualisieren.
- Ort und Treffpunkt: Über die Aktion Ort/Treffpunkt ordnen Sie dem Termin einen Veranstaltungsort und Treffpunkt zu.
- Termin löschen: Wählen Sie einen oder mehrere Termine aus und nutzen Sie die Aktion Löschen.
Schritt 5: Beschreibung bearbeiten
Wechseln Sie auf den Reiter Beschreibung. Im Texteditor formulieren Sie die ausführliche Beschreibung der Veranstaltung, die Interessierten angezeigt wird.
Bearbeiten Sie den Text und klicken Sie anschließend auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die noch nicht gespeicherten Änderungen.
Rechnungserstellung festlegen (kostenpflichtige Veranstaltungen)
Wann Sportcloud aus einer Anmeldung eine Rechnung erzeugt, legen Sie pro Veranstaltung fest. Wechseln Sie dazu auf den Reiter Vertrag. In der Karte Rechnungserstellung sehen Sie die aktuelle Auswahl. Klicken Sie auf Ändern, um die Einstellung anzupassen, und bestätigen Sie mit Speichern.
| Auswahl | Wirkung |
|---|---|
| Direkt bei Anmeldung (Standard) | „Die Rechnung wird sofort nach der Anmeldung automatisch erstellt und per E-Mail versendet." |
| Zu Veranstaltungsbeginn | „Die Rechnung wird automatisch am Starttermin der Veranstaltung erstellt. Wer sich nach Beginn anmeldet, erhält die Rechnung sofort." |
| Manuell durch den Verein | „Es wird keine Rechnung automatisch erstellt. Sie stoßen die Abrechnung selbst an — per Direktabrechnung oder Abrechnungslauf." |
Wichtig: Die Einstellung steuert ausschließlich die Rechnungserstellung. Sportcloud weist unter dem Feld darauf hin: „Gilt nur für Teilnehmende mit Zahlweg Rechnung. SEPA-Lastschriften werden unabhängig davon über Zahlläufe eingezogen." Wer per Lastschrift zahlt, wird also weiterhin über den Zahllauf eingezogen — unabhängig davon, was hier eingestellt ist.
Nach der Auswahl klicken Sie auf Speichern. Sportcloud bestätigt die Änderung mit der Meldung Rechnungserstellung aktualisiert.
Die Einstellung ist auch für Teilnehmer:innen sichtbar — die Me-App nennt auf der Detailseite der Anmeldung den passenden Stand, etwa dass die Rechnung erst zum Veranstaltungsbeginn erstellt wird (siehe Zu einer Veranstaltung anmelden (Me-App)). So entstehen keine Rückfragen, wo die Rechnung bleibt.
Dokumente für Teilnehmer freigeben
Dateien, die Sie auf dem Reiter Dokumente hochladen, sind zunächst nur intern sichtbar. Sie können einzelne Dateien gezielt für die angemeldeten Teilnehmer:innen freigeben — etwa eine Hüttenordnung, einen Ablaufplan oder eine Packliste.
Dafür gibt es zwei Wege:
- Schnell über die Liste: Die Dateiliste hat die Spalte Für Teilnehmer sichtbar mit einem Schalter pro Zeile. Ein Klick genügt.
- Über den Dialog: Öffnen Sie Datei bearbeiten. Unter Freigabe wählen Sie entweder Alle (öffentlich) oder — ohne diesen Haken — die Gruppen Teilnehmer und/oder Kontaktpersonen. Mindestens eine Gruppe muss ausgewählt sein.
Was der Schalter bewirkt: Beim Einschalten hebt Sportcloud eine bislang private Datei automatisch auf eine eingeschränkte Freigabe an und ergänzt die Gruppe Teilnehmer. Beim Ausschalten wird nur diese Gruppe entfernt — eine bereits gesetzte Freigabe für Kontaktpersonen oder eine öffentliche Datei bleibt unverändert.
Freigegebene Dateien erscheinen für Teilnehmer:innen in der Me-App auf der Detailseite ihrer Anmeldung im Abschnitt Dokumente. Zwei Punkte sind dabei wichtig:
- Zugriff hat nur, wer eine aktive Anmeldung zur Veranstaltung hat. Nach einer Abmeldung ist der Abschnitt leer.
- Öffentliche Dateien erscheinen dort nicht — sie sind ohnehin über die öffentliche Veranstaltungsseite erreichbar.
Anmeldungen und Teilnehmer einsehen
Die Anmeldungen zu einer Veranstaltung finden Sie auf den Reitern Teilnehmer und Warteliste.
Auf dem Reiter Teilnehmer fügen Sie über Teilnehmer hinzufügen eine Person hinzu; über das Menü Mehr stehen weitere Aktionen zur Verfügung. Den Verlauf vergangener Teilnahmen sehen Sie unter Teilnehmerhistorie.
Die Verwaltung von Anmeldungen, Teilnehmern und – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen – der Abrechnung ist in eigenen Artikeln beschrieben.
Ergebnis
Ihre Änderungen sind nach dem Speichern sofort wirksam: Stammdaten werden beim Verlassen des jeweiligen Feldes automatisch gesichert, Termine über die jeweiligen Dialoge und die Beschreibung über den Button Speichern. Die geänderte Veranstaltung erscheint mit den aktualisierten Angaben in der Veranstaltungen-Übersicht.
Zuletzt geprüft: 2026-08-22