Willkommensschreiben senden
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einer Person das Willkommensschreiben zusenden: als E-Mail mit optionalem PDF-Anhang, als reiner PDF-Download oder vorab als Testnachricht an Ihre eigene Adresse. Das Öffnen der Personendetailseite ist in Person / Mitglied bearbeiten beschrieben — dieser Artikel setzt voraus, dass Sie bereits auf der Stammdaten-Seite einer Person stehen.
Schritt 1: Dialog öffnen
Auf der Stammdaten-Seite einer Person finden Sie neben der Karte Einladung zur Me-App die Karte Willkommensschreiben. Klicken Sie dort auf Willkommensschreiben senden.
Berechtigung: Diese Aktion und die Karte selbst erscheinen nur, wenn Ihr Benutzerkonto Personen einladen darf — dieselbe Berechtigung, die auch die Karte Einladung zur Me-App freischaltet.
Direkt nach dem Anlegen einer neuen Person bietet auch der Erfolgs-Bildschirm des Anlage-Dialogs den Button Willkommensschreiben senden an, gleichrangig neben Zum Self-Service einladen — beide Aktionen sind optional, keine erzwingt die andere.
Sportcloud lädt daraufhin eine Vorschau des Schreibens: Betreff, Inhalt sowie — sofern für Ihren Verein bereits Varianten des Willkommensschreibens angelegt wurden — die Auswahl Variante.
Schritt 2: Vorschau prüfen und Variante wählen
Im Dialog Willkommensschreiben senden sehen Sie Betreff und Inhalt des Schreibens sowie die Checkbox PDF-Brief anhängen, mit der Sie den Brief zusätzlich als PDF-Anhang an die E-Mail hängen.
Fehlt der Person eine Postadresse, zeigt der Dialog stattdessen einen blockierenden Hinweis — ohne Adresse kann weder ein PDF erzeugt noch das Schreiben per E-Mail versendet werden, da beide Kanäle das DIN-5008-Adressfeld benötigen. Fehlt lediglich eine E-Mail-Adresse, bleibt der PDF-Download möglich; Senden und Testversand sind dann deaktiviert, und ein Hinweis erklärt, warum.
Schritt 3: Herunterladen, Testversand oder Senden
Am unteren Rand des Dialogs stehen drei Aktionen zur Wahl:
- Als PDF herunterladen — erzeugt das Schreiben als PDF und öffnet es zum Download, ohne etwas zu versenden.
- Testversand an mich — schickt das Schreiben an die E-Mail-Adresse Ihres eigenen Benutzerkontos, um Inhalt und Variante zu prüfen.
- Senden — verschickt das Schreiben an die Person.
Ergebnis
Nach einem erfolgreichen Versand schließt sich der Dialog und Sportcloud bestätigt den Versand über eine Erfolgsmeldung. Ein PDF-Download oder Testversand schließt den Dialog nicht — Sie können anschließend direkt eine weitere Aktion auslösen, etwa den echten Versand.
Zuletzt geprüft: 2026-09-01